“It’s the most wonderful time of the year”. Đúng vậy, chính là Xmas – Giáng sinh. Là một trong những dịp được mong chờ nhất trong năm, Giáng sinh là sự kiện không thể không tổ chức tại mỗi công ty, tổ chức. Còn vỏn vẹn 1 tháng nữa là đến ngày lễ đặc biệt này, với vai trò phụ trách Truyền thông nội bộ, bạn đã chuẩn bị được gì cho sự kiện Giáng sinh sắp tới? Tại bài viết tuần này, mình sẽ chia sẻ những điểm cần lưu ý khi tổ chức một sự kiện Giáng sinh cùng sự kiện Snowman Town, sự kiện Giáng sinh đầu tiên mình tổ chức khi còn làm việc tại TrueMoney Việt Nam.
Những điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện Giáng sinh
Truyền tải những nét đặc trưng
Với mình, Giáng sinh và Chào xuân là hai sự kiện thường kì luôn giữ vững concept triển khai. Cụ thể, Giáng sinh sẽ luôn gắn liền với những hình ảnh quen thuộc như ông già noel, thiên thần tuyết,…, sắc đỏ của trang phục, trắng của tuyết, những ánh đèn nhấp nháy, những hộp quà tặng và những ca khúc chủ đề Giáng sinh. Dù bạn có thể tự do sáng tạo, lồng ghép thêm những nét văn hóa riêng của Công nhưng hãy đảm bảo các hoạt động của sự kiện Giáng sinh vẫn truyền tải được những nét đặc trưng này.
Hãy trang trí văn phòng từ sớm
Với sự kiện Giáng sinh, thay vì triển khai và truyền thông trước 1 – 2 tuần khi sự kiện chính thức diễn ra, bạn nên có sự chuẩn bị từ sớm, đặc biệt là khâu trang trí văn phòng. Công việc này nên được thực hiện trước Giáng sinh ít nhất 1 tháng (Thường ngay từ đầu tháng 11, các gian hàng, khu trung tâm mua sắm đã trang hoàng và ngập tràn không khí Giáng sinh rồi). Để thực hiện công đoạn trang trí văn phòng từ sớm và chỉn chu, đừng quên kết hợp cùng bộ phận Hành chính để nhận sự hỗ trợ nhé!
Một không gian trang trí đẹp, ấm cúng sẽ tạo nên ấn tượng tốt với nhân viên. Đây cũng là cơ hội để bạn làm employer branding khi nhân viên thường rất thích chụp ảnh check in tại khu vực trang trí này.
Luôn có checklist để kiểm soát công việc hiệu quả
Ngay sau khi triển khai sự kiện Giáng sinh, thường người làm TTNB sẽ gấp rút bắt tay triển khai sự kiện lớn nhất năm là Year End Party. Nếu không có kế hoạch từ sớm cùng checklist kiểm soát công việc theo đúng tiến độ, bạn rất dễ bị xao lãng, stress khi mọi thứ có thể rối tung lên, đặc biệt khi team TTNB còn mỏng, nhân sự thiếu kinh nghiệm. Hãy lên các list công việc kèm timeline cần hoàn thành, đồng thời đừng ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp thuộc các phòng ban Hành Chính – Nhân sự. Điều này sẽ giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát và thực hiện trôi chảy công việc của mình hơn.
Đọc thêm về cách triển khai TTNB trong tháng và lên checlist công việc hiệu quả tại bài viết Cách lên kế hoạch Truyền thông nội bộ cho tháng
TrueMoney Snowman Town – Sự kiện Giáng sinh đầu tiên mình tổ chức
Tại sự kiện này, để tạo sự khác biệt so với các sự kiện trước đó, thay cho hình ảnh ông già Noel cùng tuần lộc quen thuộc, mình cùng chị trưởng nhóm đã có ý tưởng đưa Người tuyết trở thành hình ảnh chủ đạo. Cụ thể, chúng mình muốn biến TrueMoney thành một Thị trấn Người tuyết – Snowman Town, với những ngôi nhà được trang hoàng không khi giáng sinh, trước hiên nhà là tuyết trắng phủ đầy và những người tuyết khổng lồ xung quanh.
Các hoạt động chính
Trang trí văn phòng với concept Snowman Town
Team TTNB hồi đó chỉ có 3 người là mình, chị trưởng nhóm và 1 em thực tập sinh phụ trách mảng design. Ấy thế mà chúng mình cân hết việc trang trí 2 khu văn phòng (Nghĩ lại thấy hồi đó nhẽ ra mình nên nhờ sự hỗ trợ từ các team Hành chính – Nhân sự mới phải) nhưng kết quả thì vô cùng mãn nguyện. Đặc biệt là khu chụp ảnh “nhà làm” lung linh, thậm chí có người còn hỏi chúng mình contact Agency phụ trách phần trang trí này 🙂
Sự xuất hiện của các thiên thần tuyết
Hồi đó ở TrueMoney mình có triển khai chuỗi các câu lạc bộ (CLB) nội bộ. Một trong những CLB hoạt động sôi nổi nhất thời gian đó là Dance Club mà mình gọi là True Talents. Chúng mình đều tập luyện trình diễn cho các sự kiện nội bộ và Xmas 2018 không phải là ngoại lệ. Sự xuất hiện của các True Talent trong trang phục thiên thần tuyết cùng những vũ đạo giáng sinh khiến không khí sự kiện trở nên rộn ràng hơn.
Quà tặng
Kết thúc các điệu nhảy giáng sinh, biệt đội thiên thần tuyết True Talent sẽ phát quà cho tất cả mọi người. Quà tặng hồi đó mình triển khai gồm 5 loại khác nhau theo concept giáng sinh: Gối ôm văn phòng, tất, găng tay, khăn, đồ trang trí bàn làm việc. Các món quà được trao tặng ngẫu nhiên cho nhân viên tại sự kiện.
Điều mình thích nhất tại sự kiện này
Chính là khu vực backdrop mà mình và chị trưởng nhóm đã dành cả ngày thứ bảy để đi mua sắm và trang trí. Có điều này chỉ có mình và chị biết: Thực ra hôm đó còn có một nhân vật bí ẩn khác không thuộc team Truyền thông đã cùng chúng mình trang trí cả 2 khu văn phòng TrueMoney. Xmas 2018 với mình là những kỷ niệm ngọt ngào bên người đó và những buổi tập vui hết nấc với các thành viên TrueTalent khiến mình luôn cảm thấy hạnh phúc mỗi lần nghĩ đến.
Nếu không làm Truyền thông nội bộ, sao mình có được những ký ức tuyệt vời đó chứ 🙂
Bạn có thể xem lại những hình ảnh về sự kiện này tại CLIP
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog