Bạn dành thời gian, công sức triển khai và đổi mới các hoạt động nội bộ nhưng rút cục nhân viên lại thờ ơ, không tích cực tham gia? Bạn cảm thấy mệt mỏi, chán nản khi không biết phải bắt đầu từ đâu để khắc phục tình trạng này? Nếu bạn đang có những trăn trở trên, mình muốn bạn biết rằng mình không đơn độc. Kể từ khi viết blog, mình nhận được rất nhiều tin nhắn, email nhờ tư vấn về những vấn đề tương tự. Vì vậy, tại bài viết tuần này, mình quyết định chia sẻ 8 gợi ý giúp bạn thu hút nhân viên tham gia các hoạt động nội bộ. Như thường lệ, đây là những kinh nghiệm mình đúc rút trong quá trình tự học và làm việc, hy vọng bài viết sẽ giúp bạn có thêm một vài ý tưởng mới mẻ trong việc tạo nên những thay đổi tích cực tại công ty.
Ghi chú: Để áp dụng hiệu quả 8 gợi ý này, bạn hãy kết hợp cùng kiến thức mình chia sẻ tại Khóa học 7 ngày tổ chức sự kiện miễn phí qua email để có được cái nhìn sâu sắc và chi tiết hơn nhé.
1. Thu thập thông tin, đào sâu tìm hiểu các vấn đề nội bộ
“Chưa phù hợp” là một trong những lý do khiến hoạt động được tổ chức không thu hút nhân viên tham gia. Vì vậy, trước khi bắt tay xây dựng kế hoạch, hoạt động bất kỳ, bạn cần thu thập đầy đủ thông tin về tình hình thực tế trong công ty, các hoạt động đã triển khai tốt/chưa tốt trước đây, các đặc điểm riêng của nhân sự. Hiểu nôm na “Muốn chữa bệnh phải biết rõ đó là bệnh gì, dấu hiệu nặng nhẹ như thế nào rồi mới tới phương pháp xử lý cụ thể”. Để có đầy đủ thông tin, bạn cần thực hiện khảo sát, phỏng vấn và quan sát thực tế, cụ thể:
- Khảo sát định kỳ theo tháng, quý, năm. Không có format chung cho các bản khảo sát này bởi nội dung khảo sát phụ thuộc vào mục đích khảo sát của bạn là gì. Mình thường thực hiện khảo sát định kỳ vào cuối năm hoặc sau khi tổ chức các sự kiện quy mô lớn như All hands meeting, Year-end Party,… trên Google form. Tại đó, mình để nhân viên tham gia khảo sát chấm điểm các sự kiện đã triển khai, mức độ hài lòng về nội dung và kênh truyền thông, đánh giá các sự kiện yêu thích để từ đó mình biết nên tập trung tiếp tục triển khai các hoạt động, kênh truyền thông cụ thể nào. Tại mỗi khảo sát nên có phần “Góp ý – đề xuất” – nơi người thực hiện khảo sát có thể để lại ý kiến đánh giá cá nhân, đề xuất các hoạt động mà họ mong muốn được tổ chức. Bảng khảo sát nên ngắn gọn và người tham gia khảo sát có thể tham gia ở hình thức anonymous (không cần để lại thông tin).
- Thực hiện phỏng vấn: Với IC-ers mới bắt đầu công việc tại môi trường mới, bạn cần có một buổi nghe chia sẻ từ những thành viên đã từng/đang phụ trách/liên quan đến việc triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ. Họ sẽ cho bạn những thông tin đầu vào quan trọng hơn tất thảy những khảo sát nội bộ. Tiếp đó là phỏng vấn đại diện từ các phòng ban khác nhau về những quan sát, đánh giá của họ về các hoạt động truyền thông hiện tại. Thậm chí họ có thể cho bạn rất nhiều gợi ý hay ho để tiếp cận nhân sự phòng ban họ làm việc hiệu quả hơn. Hãy cố gắng tạo không khi thoải mái tại những buổi chia sẻ này, nhưng cũng đừng quên chuẩn bị sẵn bộ câu hỏi cần thiết, tránh cuộc trò chuyện bị lan man, lạc trôi.
- Quan sát thực tế: Khi tổ chức các hoạt động nội bộ, bạn hãy dành thời gian quan sát thực tế những thành viên nào hào hứng tham gia, những thành viên nào còn ngần ngại. Bạn có thể quan sát cách họ trò chuyện với đồng nghiệp, thậm chí cách họ phản hồi trên group nội bộ và trên mạng xã hội. Bạn có thể đọc thêm về cách thức quan sát nhân viên của mình tại bài viết 5 “bí kíp” giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên trong Công ty
Khi có đầy đủ thông tin, bạn sẽ có được những đánh giá khách quan về các hoạt động phù hợp, hiểu rõ tại sao các động truyền thông nội bộ chưa hiệu quả, chưa thu hút nhiều nhân viên tham gia để từ đó tiến tới các bước lên kế hoạch, triển khai chi tiết.
2. Có một kế hoạch dài hạn
Khi đã có đầy đủ thông tin, điều cần làm tiếp theo là xây dựng kế hoạch triển khai trong dài hạn, ít nhất trong 3 tháng tiếp theo. Việc có kế hoạch giúp bạn biết rõ mình cần tập trung làm gì trong thời gian tới, tránh tình trạng “không biết phải làm gì bây giờ” hay “đứng núi nọ, trông núi kia”, khiến các hoạt động triển khai rời rạc, không truyền tải được thông điệp nội bộ xuyên suốt. Về cách thức lên kế hoạch cụ thể, mình đã chia sẻ rất chi tiết tại Khóa học 7 ngày tổ chức sự kiện miễn phí qua email
3. Thực hiện chiến lược “chia để trị”
Không ít công ty có sự phân hóa nhân sự rõ rệt: độ tuổi, giới tính, tính chất công việc, môi trường làm việc. Vì vậy, để thu hút sự tham gia của tất cả nhóm này, bạn cần áp dụng chiến lược “chia để trị”, triển khai riêng rẽ các hoạt động phù hợp với từng đối tượng.
Mình may mắn khi làm việc tại các công ty công nghệ, nhân sự khá trẻ, nhưng cũng không tránh khỏi việc phân hóa riêng rẽ giữa một số bộ phận. Có những phòng ban cuộc vui nào cũng có mặt, nhưng có những phòng ban lại luôn né tránh tham gia. Qua khảo sát và quan sát thực tế, mình nhận thấy lý do chính khiến họ né tránh tham gia là “bận bịu, không sắp xếp được thời gian tham gia và…lười di chuyển đến các nơi tổ chức hoạt động chung”. Vì vậy, mình đã triển khai một hoạt động riêng dành cho họ với tên gọi “Snack Challenge” – thử thách văn phòng dành cho cả team. Đây là thử thách teambuilding đòi hỏi tất cả thành viên trong team phải tham gia và nếu hoàn thành họ sẽ nhận 1 bữa tiệc chiều ngay sau đó. Điều đặc biệt là mình triển khai hoạt động này ngay tại phòng họ làm việc với thời lượng trong 30 phút trong khung thời gian cuối ngày, khi cả team không vướng víu công việc, họp hành. Các thử thách teambuilding vui nhộn, dễ thực hiện, dễ dàng nhận thưởng. Hình ảnh tại sự kiện cũng được sử dụng để truyền thông rộng rãi trên các kênh nội bộ, khiến họ trở nên quen dần với việc “xuất hiện trước công chúng”.
4. Tập trung xây dựng nội dung tại 1 – 2 kênh truyền thông chính
Việc các hoạt động không thu hút động đảo nhân viên tham gia có thể do họ chưa tiếp cận được đầy đủ thông tin về sự kiện. Vì vậy, hãy lên kế hoạch truyền thông rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin và tập trung truyền tải tại 1 – 2 kênh truyền thông chính. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian công sức mà còn giúp nhân viên có thói quen truy cập tại một số kênh truyền thông cố định để nắm bắt thông tin nội bộ. Khi đã chọn ra 1 – 2 kênh truyền thông hiệu quả, hãy đảm bảo bạn luôn duy trì xây dựng những nội dung hữu ích, phù hợp.
Sau khi thực hiện khảo sát, 2 kênh truyền thông hiệu quả nhất mình có thể tận dụng là kênh email và Group Facebook. Từ đó mình chỉ tập trung phát triển nội dung trên 2 nền tảng này. Với email, mình phát triển các bản tin nội bộ, thay đổi format với thiết kế đơn giản, ngắn gọn, dễ theo dõi. Với Group Facebook, ngoài các post cập nhật thông tin hoạt động, sự kiện, mình cũng xây dựng series funny office clip, minigame, livestream quay thưởng,…
5. Xây dựng đội ngũ truyền tin nội bộ
Để việc truyền thông nội bộ hiệu quả nhất, bạn nên xây dựng đội ngũ truyền tin nội bộ. Họ là đại diện từ tất cả các phòng ban, là những người năng nổ tham gia các hoạt động chung, được mọi người yêu quý. Hãy tạo một group riêng với họ, để họ là những người đầu tiên nắm được được những thông tin nội bộ, thậm chí trước cả khi bạn chính thức truyền thông. Khi cần truyền tải các thông tin nội bộ quan trọng, ngoài việc đẩy tin trên các kênh hiện có, hãy gửi thông thông tin trên group này và nhờ họ chuyển về cho từng phòng ban của mình.
6. Tận dụng KOL nội bộ và đừng quên chính bạn cũng có thể là 1 KOL
Nếu quan sát kỹ, bạn sẽ nhận ra tại công ty có một số nhân vật nổi bật được mọi người yêu quý đặc biệt, dấu hiệu dễ nhận thấy nhất là những comment của họ trên các kênh nội bộ luôn nhận được nhiều quan tâm. Hãy tận dụng thế mạnh này của họ, nhờ họ tham gia hỗ trợ tại các sự kiện, xuất hiện trên các ấn phẩm nội bộ. Vì họ dành thời gian hỗ trợ bạn, hãy dành 1 khoản chi phí hỗ trợ tới họ khi lên các kế hoạch truyền thông nội bộ. Đừng quên, chính bạn cũng có thể trở thành 1 KOL nội bộ. Nếu bạn có những kỹ năng nổi trội như làm MC, ca hát, nhảy, diễn xuất hay khả năng viết content hài hước …hãy tận dụng và thể hiện để đông đảo mọi người biết đến. Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên cũng giúp bạn trở thành nhân tố được mọi người quan tâm chú ý.
7. Ghi nhận sự tham gia của các thành viên
Hãy ghi nhận sự tham gia từ những thành viên nhiệt tình, năng nổ nhất. Trực tiếp cảm ơn họ, đồng thời thực hiện bài tổng hợp sau sự kiện với những hình ảnh đáng nhớ kèm lời cảm ơn công khai tới tất cả thành viên đã tham gia. Khi được ghi nhận, họ sẽ không ngại dành thời gian tham gia các hoạt động chung tiếp theo mà bạn tổ chức
8. Đúc rút kinh nghiệm sau mỗi hoạt động
Sau khi tổ chức các hoạt động nội bộ, bạn hãy tự đánh giá mức độ hiệu quả, đúc rút kinh nghiệm để có thể khắc phục hay phát huy tại các lần tổ chức tiếp theo. Lý do lần này chưa thu hút bởi thông tin truyền thông chưa đầy đủ, hình ảnh chưa hấp dẫn, vậy lần tới sẽ lên kế hoạch từ sớm với nội dung chau chuốt hơn. Sự kiện không thu hút nhiều người tham gia bởi nội dung tẻ nhạt, lê thê, vậy tại sự kiện tiếp theo sẽ chỉ gói gọn trong 30 phút với những hoạt động có điểm nhấn hơn. MC dẫn chưa chuyên nghiệp, khiến người xem bỏ về sớm, vậy cần tập duyệt, chuẩn bị kịch bản chu đáo hơn,…
Khi phụ trách Truyền thông nội bộ, không tránh khỏi những sự cố khi tổ chức sự kiện hay không nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình từ nhân viên. Điều quan trọng là bạn luôn tự đúc rút kinh nghiệm để có thể cải thiện và tổ chức các hoạt động về sau hiệu quả hơn nữa.
Cuối cùng, mình muốn nhấn mạnh: Mỗi công ty đều có cơ cấu nhân sự, nét văn hóa khác nhau. Vì vậy để thu hút được sự tham gia từ nhân viên, cần có sự đầu tư tìm hiểu, quan sát thực tế, sau đó không ngại thử nghiệm, rút kinh nghiệm liên tục trong dài hạn. Luôn nhớ “càng khó càng giúp ta có thêm nhiều kinh nghiệm và trải nghiệm mới mẻ”, vì vậy hãy kiên trì và lạc quan bạn nhé!
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog