Dù ở quy mô nào, doanh nghiệp cũng cần có người phụ trách Truyền thông nội bộ (TTNB) bởi TTNB giúp đảm bảo thông tin nội bộ được truyền tải xuyên suốt, củng cố văn hóa doanh nghiệp và tăng gắn kết nội bộ nhân viên và giữa nhân viên với công ty. Hiện tại, không chỉ ở Việt Nam mà cả trên thế giới, có rất nhiều tranh cãi về việc TTNB nên thuộc bộ phận Nhân sự hay Truyền thông – Marketing. Tại bài viết này, mình sẽ tổng hợp một số quan điểm các nhà nghiên cứu, chuyên gia cùng với góc nhìn cá nhân mình về vấn đề này.
Quan điểm của các nhà nghiên cứu và chuyên gia
Trong bài viết “Internal communication: Definition, parameters, and the future” (Tạm dịch: Truyền thông nội bộ: Định nghĩa, các tham số và tương lai) của Ana Tkalac Verci cùng các cộng sự đã đưa ra kết quả nghiên cứu Delphi, một nghiên cứu do các nhà lãnh đạo hiệp hội Châu Âu về TTNB thực hiện. Kết quả của nghiên cứu này khá “mơ hồ” khi những người tham gia nghiên cứu cho rằng TTNB là liên ngành kết hợp giữa Nhân sự, Truyền thông và Marketing. Trong khi đó, họ cũng coi TTNB phục vụ mục đích kinh doanh và nên trực thuộc bộ phận Truyền thông. Sau cùng, họ lại nhất trí rằng TTNB nên là một bộ phận riêng biệt, chuyên môn hóa, bên cạnh các bộ phận khác như Nhân sự và Truyền thông.
Trong bài viết có tiêu đề “Does Internal Communications Belong To HR Or Corporate Communications?” (Tạm dịch: Truyền thông nội bộ thuộc bộ phận HR hay Truyền thông doanh nghiệp) của Michael Collins, thành viên ban Truyền thông của tạp chi Forbes.com đã nêu quan điểm: TTNB nên thuộc bộ phận Truyền thông. Micheal khẳng định team TTNB của ông không những cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận Nhân sự mà còn với tất cả các phòng ban khác. Ông nhấn mạnh “Nhiệm vụ truyền tải thông tin nội bộ có thể thực hiện từ bộ phận HR, nhưng cũng có thể được thực hiện từ bất cứ bộ phận nào khác. Trong một số doanh nghiệp, người làm truyền thông nội bộ sẽ cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả hơn với những đồng nghiệp sáng tạo”. Xét cho cùng, kết luận vẫn là “TTNB nên thuộc bộ phận Truyền thông – Marketing”.
Quan điểm cá nhân
Mình hoàn toàn đồng ý với quan điểm của Micheal rằng TTNB nên thuộc bộ phận Truyền thông – Marketing. Có 3 lý do giải thích cho quan điểm của mình:
Thứ nhất, trong hơn 6 năm năm làm Truyền thông – Marketing, trong đó hơn 3 năm phụ trách TTNB, mình nhận thấy người làm TTNB cần đạt điều kiện cần là nắm vững kiến thức chuyên môn của một người làm Truyền thông. Với mình, cách thức xây dựng và triển khai một kế hoạch TTNB không khác biệt với một kế hoạch Truyền thông thương hiệu. Có khác thì chỉ là mục tiêu và đối tượng hướng đến mà thôi. Tại một bài viết khác, mình sẽ phân tích chi tiết hơn về chủ đề này.
Thứ hai, cũng từ lý do trên, nếu TTNB thuộc phòng Truyền thông – Marketing, người phụ trách công việc này khi chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ có cơ hội được học hỏi nhiều từ trưởng nhóm, trưởng bộ phận. Là người có dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực Truyền thông – Marketing, họ sẽ cho bạn những lời khuyên và kinh nghiệm quý giá giúp bạn hoàn thiện hơn các kế hoạch TTNB đã đề xuất. Bản thân mình may mắn được học hỏi nhiều từ 2 người sếp giỏi. Nhờ họ chỉ dạy mà mình đã vững vàng hơn rất nhiều trong những ngày đầu làm TTNB trước đây.
Cuối cùng, mình cảm thấy thực sự thoải mái, vùng vẫy sáng tạo khi làm việc trong bộ phận Truyền thông – Marketing. Bạn biết đấy, những người “crazy, think out of the box” nhất nằm ở bộ phận này.
Tuy vậy, nói đi cũng phải nói lại. Để làm tốt TTNB, không đơn giản chỉ có kỹ năng lập kế hoạch và triển khai các chiến dịch truyền thông là đủ, người phụ trách công việc này cần có kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng tạo dựng và duy trì mối quan hệ với nhân viên. Đây đều là những kỹ năng thuộc thế mạnh của phòng Nhân sự. Chưa kể nếu TTNB thuộc bộ phận này, người phụ trách sẽ dễ dàng tiếp cận các thông tin liên quan đến các chính sách nội bộ và chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên.
Với kinh nghiệm của mình, nếu công ty có quy mô lớn từ 500 nhân sự trở lên, TTNB nên được tách ra thành một bộ phận riêng và người đứng đầu nên có nền tảng vững chắc về Truyền thông – Marketing. Với các công ty có quy mô nhỏ và vừa, TTNB có thể trực thuộc bộ phận Nhân sự hoặc Truyền thông – Marketing. Về phía người phụ trách TTNB, nếu mới bắt đầu hoặc kiêm nhiệm thêm công việc này, bạn cần tự mình trau dồi kỹ năng, trang bị kiến thức liên quan đến xây dựng và triển khai các kế hoạch truyền thông. Nếu bạn trực thuộc phòng Nhân sự, việc tự học lại càng quan trọng. Nếu bạn thuộc phòng Truyền thông – Marketing, hãy tận dụng tối đa cơ hội học hỏi từ các anh chị quản lý. Hơn hết, dù ở bất cứ phòng ban nào, đừng ngại sáng tạo, chủ động kết nối và phối hợp hiệu quả với tất cả các phòng ban còn lại.
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog