Trong giai đoạn hiện tại khi phần lớn các công ty tại HN và HCM đã Work From Home (WFH), mình tin rằng mối quan tâm lớn nhất của các IC-ers là làm thế nào để tổ chức các hoạt động nội bộ hiệu quả trong giai đoạn dịch bệnh hiện nay. Vì vậy tại bài viết tuần này, mình quyết định chia sẻ 9+1 ý tưởng tổ chức các hoạt động online mùa dịch cùng 3 lời khuyên tới bạn. Hy vọng bài viết sẽ mang tới IC-ers những ý tưởng mới mẻ, đồng thời giúp bạn tổ chức các hoạt động Truyền thông nội bộ (TTNB) hiệu quả hơn trong đợt WFH này.
9 +1 ý tưởng tổ chức hoạt động online mùa dịch
Phần lớn là các thử thách dành cho cá nhân/nhóm, trong đó người tham gia thực hiện thử thách, chụp ảnh và đăng tải trên Facebook cá nhân hoặc trên các post thử thách tại Group nội bộ. Ngoài ra là một số hoạt động online mà bạn có thể tổ chức trên các nền tảng online meeting như Google Meet hay Zoom.
- Chụp ảnh góc làm việc tại nhà
- Chụp ảnh bữa ăn healthy có rau xanh và trái cây
- Chụp ảnh màn hình xác nhận đã tải ứng dụng Bluezone
- Tạo Quiz trên Quizziz với bộ câu hỏi xoay quanh thông tin sản phẩm, chương trình nội bộ và các nguyên tắc phòng dịch
- Ảnh chụp màn hình team họp online check-in tạo dáng/dresscode độc đáo
- Thử thách plank/chống đẩy/nhảy theo chủ đề (VD: Belly dance, tiktok, vv)
- Ảnh chụp hóa trang cho bé yêu hoặc thú cưng
- Online workshop review sách hay và tặng thưởng cho các review chất lượng
- Online party: Mỗi người chuẩn bị một đồ uống bất kỳ, cùng tham gia vào meeting tại 1 khung giờ nhất định trong tuần (có thể vào chiều T6) và cùng “cheer” online, trò chuyện, tán gẫu về chủ đề tự do hoặc chủ đề nhất định mà người tổ chức đưa ra.
Bonus: Đợt dịch này chưa biết sẽ kéo dài bao lâu nhưng chắc chắn sẽ không kéo dài mãi. Vì vậy, hãy chuẩn bị cho cả hoạt động trong ngày mọi người đi làm trở lại. Bạn có thể gửi email, post trên Group nội bộ về việc toàn công ty đi làm lại, các lưu ý và lời nhắn nhủ phòng dịch. Bạn có thể tặng kèm những món quà “Welcome back” đáng yêu.
Sau đợt dịch đầu tiên năm ngoái, vào ngày đầu tiên đi làm, ngoài email và post chào đón mọi người quay trở lại văn phòng, mình chuẩn bị thêm cho mỗi team 1 hộp quà bí mật đặt tại từng khu làm việc, bên trong là những hũ sữa chua xinh xắn cùng tấm thiệp nhắn nhủ “Hãy luôn giữ gìn sức khỏe và phòng dịch an toàn”.
3 lời khuyên giúp bạn triển khai hoạt động TTNB hiệu quả hơn trong mùa dịch
Lời khuyên 01: Các thử thách cần gắn liền với thông điệp muốn truyền tải.
Trước khi lựa chọn triển khai hoạt động/thử thách nào, hãy xác định rõ “Bạn muốn truyền tải thông điệp gì tới nhân viên trong giai đoạn khó khăn này”. Sau đó, sắp xếp và triển khai các hoạt động gắn liền với thông điệp đó. Để làm được điều này, bạn cần: Xác định mục tiêu, lên ý tưởng, phát triển chủ đề, thông điệp, các hoạt động chính và lên kế hoạch truyền thông. Tại Khóa học Tổ chức sự kiện 7 ngày miễn phí qua email, mình đã chia sẻ rất chi tiết các bước này. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng để tổ chức cả các sự kiện offline và online.
Ví dụ: Mình tổ chức #CốcCốcStronger vào đợt dịch bùng phát đầu tiên vào cuối tháng 3/2020. Đây là lần đầu tiên mọi người WFH, cùng với những diễn biến khó đoán trước của Covid-19, vì vậy mục tiêu tiên quyết là cần triển khai hoạt động thúc đẩy tinh thần làm việc tại nhà, trang bị kiến thức phòng dịch và gắn kết mọi người dù làm việc từ xa.
Thông điệp của chiến dịch: Trong thử thách luôn có cơ hội – Khó khăn chỉ làm chúng ta mạnh mẽ hơn
Các hoạt động chính:
- #StrongDelivery: Làm việc hiệu quả tại nhà với mini contest “Tìm kiếm góc làm việc “chất” nhất” và chuỗi bài viết “Cốc Cốc – ers không ngại WFH” – Phỏng vấn các team trong quá trình làm việc từ xa.
- #StrongHealth: Thử thách plank trong 1 phút và tag 3 người khác cùng tham gia.
- #StrongMind to fight Covid-19: Thông thái để chống lại Cô Vi – Chuỗi Quiz trên nền tảng Quizziz với các câu hỏi xoay quanh chủ đề phòng dịch và các thông tin về sản phẩm, thị trường
Lời khuyên 02: Cập nhật liên tục thông tin liên quan đến các hoạt động bạn tổ chức
Trong suốt quá trình tổ chức các hoạt động online, hãy liên tục cập nhật thông tin liên quan trên các kênh nội bộ về tiến độ của chương trình và kết quả của các team/thành viên tham gia. Điều này không chỉ giúp nhân viên nắm bắt được thông tin quan trọng mà còn giúp bạn duy trì được sức nóng của các hoạt động này. (Suy cho cùng, các hoạt động được triển khai để bạn có thêm chất liệu/thông tin để nói về nó mà thôi)
Ví dụ, với hoạt động thi góc làm việc “chất” tại Cốc Cốc năm ngoái, mình tổng hợp các hình ảnh đáng yêu và làm thành 1 bài viết tổng hợp với lời bình dí dỏm trên email. Hay với các clip Plank Challenge, mình tổng hợp lại thành 1 clip tổng và trình chiếu trên Group Facebook để kêu gọi thêm nhiều thành viên tham gia hơn nữa.
Lời khuyên 03: Phát triển các tuyến bài cập nhật tình hình kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ và các thông tin nội bộ khác
Không thể phủ nhận vai trò của các thử thách/hoạt động online vui vẻ giúp gắn kết nhân viên trong giai đoạn này. Tuy vậy hãy luôn ghi nhớ nhiệm vụ quan trọng nhất của TTNB là truyền tải thông tin nội bộ thông suốt tới các thành viên. Càng trong giai đoạn WFH, việc cập nhật những thông tin nội bộ càng quan trọng bởi khi phải làm việc từ xa, nhân viên càng muốn biết và cần biết đến các thông tin này. Vì vậy, đừng chỉ dồn tâm sức tổ chức các hoạt động/thử thách khuấy động mùa WFH mà hãy dành cả tâm sức để thu thập thông tin nội bộ, phát triển nội dung và xây dựng các tuyến bài viết đều đặn hàng tuần. Đó có thể là nội dung liên quan đến tình hình kinh doanh, cập nhật về sản phẩm, phỏng vấn các team có hiệu suất làm WFH cao (vừa để ghi nhận những nỗ lực của họ, vừa là cách để các team khác tham khảo), vv.
Một gợi ý phát triển tuyến nội dung cho bạn đó là Hãy bám vào Tầm nhìn – Sứ mệnh – Giá trị cốt lõi mà công ty bạn luôn hướng tới. Càng khó khăn, càng những dịp đặc biệt như thế này, càng cần nhấn mạnh, truyền tải những giá trị đó.
Vậy, bạn đã có ý tưởng nào cho các tuyến nội dung này chưa?
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog