Tại 2 bài viết trước, mình đã chia sẻ tầm quan trọng của Truyền thông thương hiệu nội bộ với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp cùng 2 lưu ý đầu tiên trong quá trình xây dựng Chiến lược Truyền thông thương hiệu nội bộ. Bạn có thể theo dõi lại 2 bài viết này tại đây:
Hiểu đúng để làm đúng: Truyền thông thương hiệu nội bộ (P.I)
Hiểu đúng để làm đúng: Truyền thông thương hiệu nội bộ (P.II)
Tại phần cuối này, mình sẽ chia sẻ 4 lưu ý tiếp theo giúp bạn có thể xây dựng Chiến lược Truyền thông nội bộ hiệu quả:
Bước 3: Tuỳ chỉnh thông điệp
Không có thông điệp truyền thông nào có tác dụng với tất cả nhân viên, dù công ty bạn có quy mô như thế nào, bạn cũng cần tuỳ chỉnh thông điệp truyền thông tới từng nhóm nhân viên khác nhau. Những thông điệp phù hợp với từng đối tượng cụ thể sẽ giúp bạn triển khai được một chiến dịch truyền thông hiệu quả.
Như vậy, bạn cần phân loại, nhóm các nhân viên có tính tương đồng với nhau. Họ có thể làm chung phòng ban, như phân loại nhân viên khối Sales, IT hay chung địa điểm làm việc như khối Văn phòng, Nhà máy hay theo lứa tuổi, khu vực địa lý,…Từ đó, tuỳ chỉnh thông điệp phù hợp với từng nhóm đối tượng này. Việc phân loại đối tượng nhân viên và tuỳ chỉnh thông điệp truyền thông tới từng nhóm này sẽ càng thử thách hơn với các công ty lớn.
Sẽ có một vài thông tin bạn có thể truyền thông tới tất cả nhân viên, nhưng nhớ rằng, không phải thông tin nào cũng gửi cho tất cả mọi người, từ nội dụng đến format triển khai. Ví dụ, sẽ có những thông tin chỉ nên dành cho nhân viên tại khu vực thành phố này, hay việc triển khai radio tại các nhà máy phù hợp hơn là đăng tải thông tin qua email hay intranet.
Bước 4: Đưa thương hiệu vào các hoạt động truyền thông nội bộ (TTNB)
Để nhân viên thực sự cảm nhận và thể hiện đúng tinh thần thương hiệu, hãy đưa thương hiệu vào các hoạt động TTNB. Từ thông điệp truyền thông, các hoạt động, thậm chí phát ngôn và hành vi của lãnh đạo cần gắn liền với hình ảnh thương hiệu, từ Brand Purpose đến các Core Values. Ví dụ, nếu một trọng những Core Values của doanh nghiệp là Open – Cởi mở, các hoạt động TTNB triển khai cần gắn liền với giá trị này như các buổi workshop Ask me anything với CEO và các lãnh đạo cấp cao, xây dựng kênh tiếp nhận và phản hồi Feedback của nhân viên, khuyến khích nhân viên trao đổi thẳng thắn với cấp quản lý,…
Những chiến dịch truyền thông nội bộ hiệu quả nhất sẽ có các đặc điểm sau:
- Tính đa dạng: Từ cách thức tổ chức như workshops, lunch and learn,…đến kênh triển khai trên đa nền tảng, từ offline đến online
- Có sự tương tác hai chiều: Sau mỗi hoạt động cần thu thập ý kiến của nhân viên và thể hiện rõ các ý kiến của họ được ghi nhận trong các hoạt động sau này như thế nào
- Sáng tạo và đem lại lợi ích cho nhân viên
- Cá nhân hoá: Liên kết được với cuộc sống cá nhân, chuyên môn, các dấu mốc quan trọng của nhân viên.
Bước 5: Duy trì tính nhất quán
Nhất quán trong cả thông điệp truyền thông và lịch đăng tải. Ví dụ bạn phát hành Newsletter định kỳ, có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, điều quan trọng cần nhớ là duy trì lịch đăng tải đều đặn để nhân viên nắm được các thông tin nội thường sẽ được truyền thông vào lúc nào.
Thông điệp truyền thông luôn gắn liền với các giá trị cốt lõi của thương hiệu. Việc truyền thông nội bộ không chỉ đều đặn truyền tải các thông tin tốt, thậm chí trong các giai đoạn khó khăn, bạn cũng nên duy trì truyền thông nội bộ với tần suất như cũ. Quan trọng hơn cả là sự chân thành, phản ánh đúng thực tế, tránh trường hợp nhân viên có suy nghĩ công ty lảng tránh và cố gắng che dấu điều gì.
Bước 6: Ghi nhận, khen thưởng
Cách tốt nhất để khuyến khích nhân viên hiểu và áp dụng các giá trị cốt lõi của thương hiệu vào công việc hàng ngày là ghi nhận và khen thưởng cho những ai thực hiện đúng những gì mà thương hiệu đại diện cho. Nếu công ty không có những chương trình ghi nhận kiểu này, bạn hoàn toàn có thể xây dựng các chương trình xây dựng thói quen ghi nhận giữa quản lý với nhân viên và giữa nhân viên với nhau. Nếu công ty bạn đã có công cụ hỗ trợ cho việc ghi nhận này, hãy rà soát lại để chắc chắn các tiêu chí đánh giá gắn liền với bản chất và các giá trị thương hiệu.
Tóm lại, để xây dựng Chiến lược Truyền thông nội bộ hiệu quả, bạn cần:
- Nắm rõ các thông tin liên quan đến thương hiệu.
- Hiểu rõ nhân viên qua các phương pháp phỏng vấn, khảo sát.
- Phân loại nhân viên và tuỳ chỉnh thông điệp truyền thông phù hợp với từng nhóm đối tượng này.
- Đảm bảo tất cả hoạt động TTNB gắn liền với các giá trị cốt lõi của thương hiệu.
- Duy trì tính nhất quán.
- Ghi nhận và khen thưởng nhân viên thực hiện đúng những gì thương hiệu đại diện cho.
Hy vọng tuyến bài viết đầu tiên “Hiểu đúng để làm đúng” này đã cho bạn những thông tin hữu ích trong việc triển khai các Chiến dịch Truyền thông thương hiệu nội bộ, đồng thời hiểu rõ rằng là người làm TTNB, chúng ta có vai trò quan trọng hơn những gì chúng ta từng nghĩ.
Hẹn gặp lại bạn tại các bài viết tiếp theo.
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog