Tại các chuyên mục IC Support, mình sẽ giải đáp trực tiếp các câu hỏi từ độc giả của Blog gửi tới email contact@lanathuynguyen.com hoặc tại LINK với tần suất 1 tháng/lần. Để đảm bảo tính riêng tư, các câu hỏi đưa ra sẽ được lược bỏ thông tin cá nhân, tên công ty của người gửi.
03 câu hỏi được giải đáp tại IC Support #2 xoay quanh các chủ đề:
- Cách tìm kiếm ý tưởng trên Pinterest và Youtube
- Nhân viên không hào hứng tham gia các hoạt động chung
- Phân bổ chi phí cho các hoạt động truyền thông nội bộ
Hy vọng những giải đáp sau đây sẽ giúp ích cho các bạn gặp phải những vấn đề tương tự. Mình cùng bắt đầu nhé:
1. Cách tìm kiếm ý tưởng trên Pinterest và Youtube
Câu hỏi từ độc giả:
“Chị có thể giải đáp giúp em chị đã kiếm idea thế nào trên Pinterest và Youtube hoặc chị có thể cho em 1 ví dụ mà chị đã từng thực hiện khi tìm idea trên 2 nền tảng được không ạ?”
Phản hồi từ mình:
“Việc tìm kiếm ý tưởng trên Pinterest hay Youtube đơn thuần như việc em tìm kiếm trên trình duyệt mà thôi. Ví dụ, em muốn tìm nhà cung cấp “combo đèn lồng ông sao tự làm”, em sẽ gõ từ khóa “Bán combo đèn lồng ông sao tự làm” trên thanh công cụ tìm kiếm và nhận kết quả.
2 kênh Pinterest và Youtube cũng có các thanh công cụ tìm kiếm (search), nếu muốn tìm kiếm kết quả nào, em có thể gõ từ khóa mình đang tìm kiếm ở đây.
Một lưu ý nữa em nên dùng bộ từ khóa bằng tiếng anh nhé.
Để có bộ từ khóa chuẩn, em cần trả lời được câu hỏi: Sự kiện cho ai, mục đích gì, tính chất như thế nào? Sau đó bắt đầu tìm kiếm trên trình duyệt, Pinterest, Youtube.
Ví dụ về cách chị tìm kiếm ý tưởng cho sự kiện Aloha Hawaii:
- Mục đích: Tổ chức sự kiện cho chị em. Sự kiện phải cool, ấn tượng.
- Từ khóa: “Cool party for girls, cool party ideas”
- Bắt đầu “search” trên trình duyệt.
- Từ kết quả tìm kiếm, chị thấy ấn tượng với concept Tropical Party nhất và thế là có thêm từ khóa cụ thể hơn: “Tropical Party”
- Trên Pinterest: Gõ từ khóa “Tropical Party Concept” trên Pinterest và ghi chú các ý tưởng lại như: Trang trí sẽ có họa tiết tropical với ảnh reference như thế này (lưu lại ảnh), thêm 1 quầy bar nước quả như thế này (lưu lại ảnh),… Trong lúc ghi chú các ý tưởng, chị lại “nảy” thêm các ý tưởng khác như: Mình sẽ tặng quà là nước trái cây đẹp da (thực tế chị đã tặng nước dừa), các anh em sẽ mặc quần áo hoa quả và nhảy trên điệu nhạc Hawaii (thực tế là nhảy trên nền nhạc “Hãy trao cho anh” – khá hợp với tropical vibe và đang “hit” tại thời điểm đó)
- Tương tự tìm kiếm với Youtube nhưng thay vì kết quả hình ảnh là kết quả clip. Em hãy xem các clip này và ghi chú các ý tưởng lại.
Với các ý tưởng thu thập được, em sẽ tiến hành lọc ý tưởng như chị đã chia sẻ tại Buổi học số 2: “Cách thức tìm kiếm ý tưởng” của Khóa học Tổ chức sự kiện miễn phí qua email.
Hy vọng với câu trả lời này, em có thể hiểu và vận dụng cách tìm kiếm ý tưởng trên các kênh Pinterest và Youtube nhé!”
2. Nhân viên không hào hứng tham gia các hoạt động chung
Câu hỏi từ độc giả:
“Em có tổ chức hoạt động tập thể dục cho nhân viên sau giờ nghỉ trưa nhưng không phải ai cũng hào hứng tham gia. Có những người từ đầu đến cuối chỉ đứng nhìn hoặc làm việc coi như không quan tâm ấy ạ. Mặc dù em có hô hào hay đến tận nơi bảo các bạn ấy tham gia nhưng họ vẫn kệ. Chị cho em giải pháp với ạ.”
“Chào chị, chị có thể chia sẻ về cách truyền tải thông điệp, event đến nhân viên được không ạ. Hiện tại bên em truyền tải thông điệp, tổ chức event ở công ty nhưng em thấy mọi người không hồ hởi tham gia ạ. Cảm ơn chị ạ.”
Phản hồi từ mình:
“Về vấn đề mọi người không hào hứng tham gia các hoạt động chung, em có thể tham khảo bài viết của chị về chủ đề này tại https://lanathuynguyen.com/ban-gap-kho-khan-khi-thu-hut-nhan-vien-tham-gia-cac-hoat-dong-noi-bo/
Về cách thức truyền tải thông điệp truyền thông và sự kiện hiệu quả, em có thể áp dụng công thức Lên kế hoạch truyền thông nội bộ chị đã chia sẻ tại https://lanathuynguyen.com/cong-thuc-len-ke-hoach-truyen-thong-cho-su-kien-chuong-trinh-noi-bo/
Sự thật là: Rất khó để chị có thể đưa ra giải pháp cụ thể tới các bạn vì chị không có đủ thông tin quan trọng liên quan đến tính chất ngành nghề, cơ cấu nhân sự, các giá trị cốt lõi, các hình thức sự kiện/hoạt động hiệu quả/không hiệu quả đã được triển khai,…tại công ty các bạn. Có thể hoạt động được triển khai chưa phù hợp, có thể họ thích tham gia nhưng ngại,…Để biết rõ lý do, các bạn nên trò chuyện trực tiếp với họ hoặc thực hiện khảo sát để có điều chỉnh cho phù hợp. Sau đó, dựa vào bài viết chị đã chia sẻ phía trên và bắt đầu từng bước một.
Lời khuyên cuối cùng chị muốn dành tới các bạn đó là: Một sự kiện/hoạt động có thể thu hút nhiều người tham gia khi mà sự kiện/hoạt động đó thực sự hấp dẫn với họ. Hãy dành thời gian quan sát, trò chuyện, khảo sát để hiểu rõ về nhân viên của công ty và không ngừng thử nghiệm để có thể xác định được các hình thức hoạt động/sự kiện phù hợp, hấp dẫn. Nhiều khi, hãy thay đổi góc nhìn một chút. Thay vì là người tổ chức, hãy thử đặt mình là một nhân viên bình thường với bộn bề công việc và lo toan gia đình, bạn có sẵn sàng dành thời gian để tham gia các hoạt động chung này hay không?
3. Phân bổ chi phí cho các hoạt động truyền thông nội bộ
Câu hỏi từ độc giả:
” Mình đọc trên Blog của bạn thấy có đoạn: “Sau đợt dịch đầu tiên năm ngoái, vào ngày đầu tiên đi làm, ngoài email và post chào đón mọi người quay trở lại văn phòng, mình chuẩn bị thêm cho mỗi team 1 hộp quà bí mật đặt tại từng khu làm việc, bên trong là những hũ sữa chua xinh xắn cùng tấm thiệp nhắn nhủ “Hãy luôn giữ gìn sức khỏe và phòng dịch an toàn”.
Mình muốn hỏi kinh phí mua sữa chua này mình đề xuất như thế nào và chuẩn bị trước ra sao?”
Phản hồi từ mình:
“Về kinh phí cho hoạt động này cũng như các hoạt động khác, mình thường xin trước theo kế hoạch triển khai theo năm. Hoạt động mình kể trên thuộc chi phí phát sinh (khi lên kế hoạch mình luôn dự trù phần chi phí này) hoặc trích từ chi phí cho sự kiện offline buộc phải hoãn do dịch. Về dự trù kinh phí, mình đã chia sẻ chi tiết tại bài viết về “Lập kế hoạch theo năm”, bạn có thể tham khảo thêm.
Một ưu điểm trong việc dự trù kinh phí triển khai các hoạt động Truyền thông nội bộ (TTNB) trong năm đó là: Bạn có thể lên sẵn danh sách và dự trù chi phí cho các hoạt động dự kiến triển khai bởi năm nào có những dịp lễ cố định như: Chào Xuân, 8/3, 1/6, Trung thu,…cùng những hoạt động thường niên khác của công ty. Vì vậy, mình khuyên các bạn phụ trách TTNB nên dự trù và xin phê duyệt chi phí triển khai cho cả năm, tránh trường hợp đến sự kiện nào mới bắt đầu rục rịch lên chi phí và duyệt chi. Việc này vừa gây mất thời gian vừa dồn bạn vào thế bị động vì chưa có chi phí thì sao có thể an tâm triển khai các hoạt động được. Hãy luôn nhớ: “Đầu tiên là tiền đâu“.
Thực tế là, tùy vào từng công ty mà bạn có thể xin duyệt chi ngân sách cho cả năm hay không. Nếu không được duyệt cho cả năm, mình khuyên bạn nên xin duyệt chi cho ít nhất 3 tháng tiếp theo. Và đừng quên hãy luôn có chi phí cho các hoạt động phát sinh bạn nhé.”
Mình hy vọng những phản hồi từ mình cho các câu hỏi này có thể giúp ích tới các bạn. Bạn có thể để lại yêu cầu về chủ đề, các thắc mắc liên quan đến Truyền thông bạn mong muốn mình chia sẻ, giải đáp trên Blog tại LINK
Các thắc mắc tiếp theo sẽ được giải đáp tại IC Support #3 tại tháng 11 tới đây!
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog