Một trong những chủ đề phố biến nhất mình nhận được từ “Bạn muốn mình viết về chủ đề nào trên Blog” là: Các hình thức tổ chức tiệc sinh nhật tháng cho nhân viên. Với kinh nghiệm tổ chức trên dưới hai chục hoạt động tương tự: Từ tặng quà cá nhân hóa, tổ chức gameshow kết hợp cho đến các bữa tiệc sinh nhật theo chủ đề trong và ngoài văn phòng, thật lòng mà nói mình không thiếu các case study để chia sẻ tới các bạn. Tuy nhiên, chính bởi đã có kinh nghiệm triển khai đa dạng hình thức, sau rất nhiều lần tự đánh giá và rút kinh nghiệm, mình nhận thấy việc tổ chức tiệc sinh nhật cho nhân viên là một công việc mà hiệu quả mang lại không tương xứng với công sức bỏ ra. Sau đây là 3 lý do chính để giải thích cho kết luận này:
Lý do 01 – Không đạt đúng mục tiêu
Trước hết, hãy làm rõ lý do tại sao hoạt động mừng sinh nhật nhân viên được tổ chức: Thể hiện sự quan tâm từ phía công ty tới nhân viên, sự trân trọng của cả tập thể tới mỗi cá nhân, đồng thời là một quyền lợi/đãi ngộ mà nhân viên được nhận khi làm việc tại công ty. Để đạt được điều này, nhân viên cần có cảm giác được quan tâm thực sự khi được chúc mừng đúng ngày sinh nhật và nhận những món quà mà họ yêu thích.
Vậy nhưng, hầu hết công ty lại tổ chức 01 buổi tiệc sinh nhật chung cho các nhân viên trong tháng. Mặt trái của sự “thuận tiện” này là phần lớn những nhân vật chính của bữa tiệc không được mừng sinh nhật đúng ngày. Bên cạnh đó, người tổ chức còn “nhân tiện” lồng ghép các hoạt động teambuilding trong các bữa tiệc này nhằm mục đích: Gia tăng tinh thần Teamwork giữa các thành viên và tệ hơn còn coi đó là mục tiêu chính của hoạt động. (Đúng, chính mình đã từng làm vậy). Rút cục, mục tiêu quan trọng nhất thì không tập lo tập trung, lại đi lo đạt mục tiêu mà đãng lẽ nên của các hoạt động khác.
Lý do 02 – Vắng mặt những nhân vật chính
Nếu bạn từng tổ chức các bữa tiệc sinh nhật hàng tháng mà tất cả thành viên trong công ty đều có thể tham gia, bạn sẽ nhận thấy một thực tế giống mình: Nhiều thành viên có sinh nhật trong tháng vắng mặt. Trong khi đó lại có rất nhiều các thành viên khác năng nổ, không bỏ lỡ hoạt động nào. Tất nhiên càng đông người tham gia càng vui, nhưng tóm lại vẫn là: Người cần có mặt thì lại không ở đây. Lúc này, liệu mục tiêu chính của hoạt động còn đạt được hay không? Bạn hãy tự trả lời câu hỏi này nhé.
Lý do 03: Tặng quà cá nhân hóa với rủi ro: Mất công người làm, mất vui người nhận
Để khắc phục những điểm yếu của việc tổ chức tiệc sinh nhật tập thể như đã nêu tại lý do 1 và 2, có thể bạn sẽ nghĩ đến phương án: Tặng quà cá nhân hóa cho từng nhân viên. Tuy nhiên, mình đánh giá phương án này “lợi bất cập hại” bởi:
– Tặng quà đúng ý người nhận trong ngân sách giới hạn không phải là điều dễ dàng. Kể cả khi công ty bạn có ngân sách xông xênh thì lý do tiếp theo sẽ khiến bạn phải cân nhắc lại về phương án này.
– Trường hợp bạn cẩn thận để nhân viên lựa chọn các option quà tặng mà họ muốn nhận, sau đó mua quà và tặng họ đúng ngày sinh nhật. Nếu công ty bạn có quy mô > 100 người, hãy thử tưởng tượng đến khối lượng công việc gồm: Lên danh sách quà tặng, thu thập dữ liệu, mua quà, tặng quà, hoàn ứng. Không phải công ty nào cũng có đội ngũ nhân sự TTNB hùng hậu, vì vậy hãy thực tế và suy nghĩ kỹ: Điều này có phải ưu tiên hàng đầu trong công việc của bạn?
– Sau khi suy xét, bạn vẫn quyết định tặng quà cho nhân viên. Nhưng trong khả năng, bạn chỉ có thể tự chọn mua những món quà trong ngân sách cho phép và tặng một lượt tới các nhân viên có sinh nhật trong tháng. Bạn có tự tin rằng họ sẽ thích quà mà bạn lựa chọn và cảm thấy được trân trọng khi nhận quà không đúng ngày sinh nhật của mình?
Nếu công ty bạn có quy mô nhỏ (50 – 100 người), hoặc có đội ngũ TTNB hùng hậu thì phương án tặng quà đúng ý người nhận và tặng đúng ngày sinh nhật họ sẽ tạo hiệu ứng tốt. Nhưng đây không phải là phương án phù hợp cho số đông.
Đề xuất hoạt động chúc mừng sinh nhật nhân viên phù hợp với mọi công ty
Dựa trên đánh giá và kinh nghiệm cá nhân, mình nhận thấy thay vì tổ chức các bữa tiệc sinh nhật tập thể vừa tốn công sức lại không hiệu quả, người triển khai nên tối giản hoạt động này, cụ thể:
Thực hiện hoạt động chúc mừng sinh nhật cho nhân viên là điều nên làm bởi đây là cơ hội công ty thể hiện sự quan tâm, trân trọng đến nhân viên, từ đó củng cố thêm mối quan hệ với nhân viên. Tuy nhiên, cần làm rõ đây là một quyền lợi/đãi ngộ dành cho nhân viên, vì vậy các chính sách liên quan và ngân sách cho hoạt động này nên thuộc bộ phận Nhân sự – HR phụ trách. Ví dụ: Tại nơi làm việc trước đây của mình là Cốc Cốc và TrueMoney, nhân viên được nghỉ làm 01 ngày trong/trước/sau ngày sinh nhật kèm một khoản đãi ngộ tiền mặt được chuyển khoản đúng ngày sinh nhật. Chính sách và đãi ngộ này được quản lý, triển khai bởi bộ phận Nhân sự, được phổ biến tới nhân viên trong những ngày đầu làm việc và được ghi rõ trong chính sách chung của Công ty.
Một chính sách khác mà mình tham khảo tại VMG khá thú vị: Công ty thực hiện ký hợp đồng với các nhãn bánh sinh nhật nổi tiếng. Nhân viên có sinh nhật trong tháng có thể ra chi nhánh bất kỳ của hãng bánh đó, đọc mã nhân viên để nhận bánh và tùy ý dùng bánh đó để tổ chức sinh nhật với gia đình hay đồng nghiệp, bạn bè.
Dù hoạt động chúc mừng sinh nhật nhân viên nên do bộ phận Nhân sự – HR phụ trách chính, người làm TTNB vẫn cần thể hiện vai trò của mình trong hoạt động này tại các hạng mục liên quan đến truyền thông tin nội bộ như: Thiết kế thiệp mừng sinh nhật gửi qua email, thiết kế banner chúc mừng sinh nhật hiện trên màn hình LCD đúng ngày sinh nhật của nhân viên,…
Để kết thúc bài viết, mình muốn nhấn mạnh: Hãy trung thành với mục tiêu chính của các hoạt động bạn triển khai & Sự đơn giản vẫn có thể đem lại những hiệu quả lớn.
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog