Giai đoạn từ 02/2021 – 06/2021 có lẽ là một trong những khoảng thời gian bận bịu nhất của mình khi cùng lúc đảm nhiệm 2 vị trí là Truyền thông nội bộ và Truyền thông thương hiệu – chịu trách nhiệm khối lượng công việc ngang với 3 nhân sự Fulltime (do chưa tuyển được bạn phụ trách TTNB mới và bạn hỗ trợ mảng Truyền thông thương hiệu cùng mình). Song, mình vẫn có thể vượt qua giai đoạn tưởng chừng đã rất khó khăn này một cách nhẹ nhàng. Bên cạnh đó, mình vẫn có thời gian xây dựng và cho ra mắt Blog, Khóa học tổ chức sự kiện 7 ngày miễn phí qua email, tập yoga, đọc sách và học tiếng anh hàng ngày.
Quay trở lại thời điểm cách đây 1 năm về trước, hẳn mình sẽ không thể xoay xở với khối lượng công việc như vậy. Hoặc nếu có thể hoàn thành các đầu việc chính này đi chăng nữa, chắc chắn mình phải đánh đổi bằng những buổi tối và cuối tuần làm tăng ca, kéo theo stress và thất vọng vì cuộc sống vô vị khi chỉ xoay quanh công việc.
Sự thay đổi này có được là bởi mình đã áp dụng một phương pháp làm việc tập trung: Pomodoro. Tại bài viết tuần này, ngoài đưa ra các nguyên tắc cơ bản của Pomodoro, mình sẽ chia sẻ 3 bước làm việc hiệu quả cùng 3 lời khuyên giúp bạn tối ưu phương pháp này. Đặc biệt, cuối bài viết là 1 thử thách mình muốn dành tới bạn 🙂
Hy vọng với phương pháp mới này, bạn sẽ có những ngày làm việc tại nhà thật hiệu quả nhé!
Nguyên tắc làm việc theo phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro dựa trên các nguyên tắc làm việc tập trung không gián đoạn trong khoảng thời gian 25 phút, sau đó là 5 – 15 phút để não thực sự nghỉ ngơi.
3 nguyên tắc của phương pháp Pomodoro đó là:
- Bạn sẽ tập trung làm việc trong 25 phút (=1 Pomodoro), sau đó nghỉ giải lao 5 phút. Sau 4 Pomodoro liên tiếp, bạn sẽ nghỉ giải lao 15 phút.
- Trong quá trình làm việc tập trung Pomodoro, tuyệt đối không kiểm tra email, Facebook, hay bất cứ các hoạt động gián đoạn nào khác. Nếu không bạn cần thực hiện lại quá trình Pomodoro từ đầu.
- Trong quá trình giải lao 5 phút/15 phút, hãy thực sự thư giãn như nghe nhạc, thiền, chợp mắt một chút hoặc đi dạo, làm việc nhà (những công việc không cần tư duy). Trong khoảng thời gian này, không nên kiểm tra email, Facebook, vv.
Trước khi biết đến phương pháp Pomodoro, quả thực trong quá trình làm việc mình rất dễ bị xao nhãng. Điển hình nhất là những lần vô thức kiểm tra email hay thấy có tin nhắn đến, mình liền bị “cuốn theo” và sau đó nhận ra bản thân đã dành cả tiếng đồng hồ chỉ để làm những việc không tên, không quan trọng trong khi các đầu việc quan trọng hơn lại chưa hoàn thành.
Phương pháp Pomodoro cũng giúp mình cân đối khoảng thời gian thực sự tập trung và khoảng thời gian thực sự nghỉ ngơi. Không ít lần mình đã ngồi làm việc liên tục từ sáng đến trưa, không cả uống nước, đi lại hay thậm chí không…đi vệ sinh. Dù công việc có thể hoàn thành, nhưng đổi lại mình phải chịu đựng những cơn đau đầu khủng khiếp và cảm giác áp lực mỗi khi đi làm. Với Pomodoro, mình có được những khoảng thư giãn sau 25 phút làm việc, và cũng chính trong những lúc giải lao này, mình lại có thêm những ý tưởng mới, sẵn sàng bắt tay làm việc trong hiệp Pomodoro kế tiếp.
3 bước làm việc hiệu quả với Pomodoro
Bước 1: Lên kế hoạch làm việc trong ngày
Để biết các công việc cần thực hiện trong ngày là gì, bạn cần có kế hoạch cho 1 tuần hoặc 1 tháng trước. Mình đã từng chia sẻ cách lên Kế hoạch Truyền thông nội bộ cho tháng tại đây. Dựa vào kế hoạch đã lên này, mỗi ngày, bạn sẽ biết mình cần phải hoàn thành các đầu việc cụ thể nào.
Mình lấy ví dụ, theo kế hoạch tháng mẫu của mình LINK, trong ngày 07/12 mình cần làm các việc sau:
- Lên yêu cầu thiết kế cho sự kiện Xmas
- Liên hệ nhà cung cấp cho sự kiện Xmas
- Gửi thông tin hỗ trợ tới các bộ phận HR và Admin
- Truyền thông sự kiện Birthday Party Outing
- Bắt đầu lên kế hoạch chi tiết cho Year-end Party
- Follow up với Multimedia quá trình quay dựng Fun Office Clip
Bước 2: Xếp loại thứ tự quan trọng các đầu việc và số hiệp Pomodoro để hoàn thành tương ứng
Tại bước này, bạn cần một cuốn sổ tay trong đó bạn xếp loại thứ tự quan trọng của các đầu việc cần làm trong ngày kèm khoảng thời gian tính theo Pomodoro bạn dự kiến hoàn thiện. Các thứ tự xếp loại bao gồm:
- Top 3 đầu việc quan trọng nhất
- Top 2 đầu việc quan trọng tiếp theo
- Các đầu việc còn lại
Ví dụ về kế hoạch làm việc trong ngày 07/12 theo Pomodoro của mình:
Bước 3: Làm việc theo kế hoạch đã lên với Pomodoro
Khi đã có kế hoạch làm việc cụ thể trong ngày, hãy bắt tay làm việc theo phương pháp Pomodoro: Trên máy tính, hãy tắt bỏ các tab Email, Facebook,..và chỉ để lại tab bạn cần thao tác làm việc. Hãy tắt chuông, wifi trên điện thoại để đảm bảo trong suốt quá trình làm việc, bạn sẽ không bị gián đoạn bởi các tin nhắn báo đến. Sau đó, hãy cắm tai nghe, truy cập https://pomofocus.io/, nhấn “Start” và bắt đầu cho các hiệp Pomodoro của mình.
Sau khi thực hiện xong mỗi Pomodoro, mình dùng bút tô đậm các vòng tròn trống lại. Một ngày làm việc hiệu quả là ngày mà các vòng tròn trên kế hoạch làm việc của mình được tô kín.
3 lời khuyên giúp bạn tối ưu hiệu quả công việc với phương pháp Pomodoro
Lời khuyên 01: Tận dụng các khung giờ làm việc hiệu quả nhất
Khi làm việc theo phương pháp tập trung sâu Pomodoro một thời gian, bạn sẽ nhận ra các khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình. Hãy tận dụng các khoảng thời gian này để hoàn thiện các đầu việc quan trọng. Với những khoảng thời gian làm việc ít hiệu quả hơn, hãy thực hiện các công việc đơn gian không cần nhiều đến tư duy còn lại.
Ví dụ, mình làm việc hiệu quả nhất vào các khung từ 10h – 12h và 15h – 18h, vì vậy mình dành các khoảng thời gian này để làm những công việc cần động não nhiều như lên ý tưởng, kế hoạch hay viết bài. Trong các khung giờ còn lại từ 9h – 10h và 13h30 – 15h, mình dành cho công việc đơn giản hơn như kiểm tra tin nhắn, trả lời email, liên hệ tới nhà cung cấp hay các công việc giấy tờ khác.
Ngoài ra, khung giờ từ 22h – 24h cũng là khoảng thời gian mình làm việc hiệu quả nhất, vì vậy mình thường viết Blog hay thực hiện một số dự án cá nhân khác trong khoảng thời gian này.
Lời khuyên 02: Nghe âm thanh thiên nhiên hoặc nhạc không lời trong quá trình thực hiện Pomodoro
Để có thể tập trung cao độ khi thực hiện các hiệp Pomodoro, bạn nên nghe các âm thanh không lời, tiết tấu đơn giản. Những âm thanh này vừa giúp bạn tách biệt với thế giới bên ngoài, vừa không khiến bạn bị cuốn theo lời hay tiết tấu của chúng. Bạn có thể nghe các âm thanh thiên nhiên như tiếng mưa rơi, củi cháy, nhạc không lời như Baroque, Piano hay các loại nhạc Lofi, Ghibi,vv.
Cá nhân mình thích nghe tiếng củi cháy khi cần tập trung sâu làm kế hoạch. Còn khi viết bài, hay tìm kiếm ý tưởng để lên kế hoạch mình hay nghe nhạc Lofi hoặc Yiruma.
Lời khuyên 03: Chuẩn bị tâm thế sẵn sàng cho quá trình tập trung sâu
Vào cuối ngày trước khi tan làm, mình thường lên kế hoạch làm việc theo Pomodoro cho ngày hôm sau và mở sẵn trang sổ tay của kế hoạch này trên bàn làm việc. Sau đó dọn dẹp khu vực làm việc thật gọn gàng, sạch sẽ để sáng hôm sau khi tới văn phòng, mình có thể bắt đầu vào quá trình làm việc theo Pomodoro luôn.
Trong quá trình giải lao, để chuẩn bị cho chu trình Pomodoro tiếp theo, ngoài việc đi dạo hoặc nghe nhạc, mình thường lấy thêm một cốc nước đầy để đảm bảo trong 25 phút làm việc sâu kế tiếp, mình đã có sẵn 1 cốc nước bên cạnh mà không phải đứng dậy lấy nước, gây gián đoạn quá trình tập trung này.
Thử thách 7 ngày làm việc theo phương pháp Pomodoro
Dù bạn đã từng nghe về phương pháp này trước đây hay đây là lần đầu tiên bạn biết đến Pomodoro, mình tin rằng đây là một phương pháp đáng để thử, đặc biệt khi hầu hết chúng ta đều đang làm việc tại nhà đòi hỏi cần có phương pháp quản lý thời gian khoa học, hiệu quả. Vì vậy, mình muốn dành thử thách 7 ngày áp dụng Pomodoro tới bạn. Cụ thể, kể từ ngày hôm nay, bạn hãy lên kế hoạch làm việc trong ngày của mình và áp dụng phương pháp Pomodoro từ nay cho đến hết 6 ngày kế tiếp. Mình tin rằng bạn sẽ nhận ra rất nhiều thay đổi thú vị!
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog