IC Support là chuyên mục mới của Lana Thủy Nguyễn Blog, được đăng tải 1 tháng/lần. Tại chuyên mục này mình sẽ giải đáp trực tiếp các câu hỏi từ độc giả của Blog gửi tới email contact@lanathuynguyen.com hoặc tại LINK. Các câu hỏi đưa ra sẽ được lược bỏ thông tin cá nhân, tên công ty. Hy vọng mục nội dung mới này sẽ giúp ích tới các bạn đang gặp phải vấn đề tương tự.
Tại IC Support #1, mình sẽ giúp độc giả giải đáp cho câu hỏi: “Làm thế nào để làm tốt Truyền thông nội bộ khi chỉ có một mình?”.
1. “Đơn độc và khó sáng tạo trong Truyền thông nội bộ khi chỉ có một mình?”
Câu hỏi từ độc giả:
“Mình đang làm ở một công ty về cơ điện, xây dựng. Nhân viên trầm tính, ngại chia sẻ, ngại thể hiện, ít tham gia các hoạt động. Hiện tại chỉ có mình đảm nhận vai trò truyền thông nội bộ trong công ty nên cảm thấy đơn độc, khó sáng tạo”
Phản hồi từ mình:
“Về vấn đề ‘nhân viên thờ ơ, ít tham gia các hoạt động chung’, bạn có thể tìm hiểu thêm ‘8 gợi ý giúp bạn thu hút sự tham gia từ nhân viên’ mà mình đã chia sẻ tại bài viết: Bạn gặp khó khăn khi thu hút nhân viên tham gia các hoạt động nội bộ?
Ngoài ra, mình tin rằng khi IC-ers xây dựng được mối quan hệ tốt với nhân viên trong công ty, bạn cũng có thể hiểu thêm về họ và tạo nên những tác động tích cực trong quá trình gắn kết nhân viên. Bài viết sau đây có thể hữu ích tới bạn: 5 “bí kíp” giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên trong Công ty
Về chia sẻ ‘Bạn cảm thấy đơn độc khi một mình đảm nhận vai trò TTNB trong công ty’, mình có một số lời khuyên sau tới bạn:
Trước tiên, mình muốn bạn hiểu rằng bạn không đơn độc. Bản thân mình cũng từng có khoảng thời gian hơn 1 năm một mình đảm nhiệm TTNB tại Cốc Cốc. Mình cũng biết rất nhiều bạn IC-ers cũng một mình đảm nhiệm vị trí TTNB tại công ty và hơn cả, họ đang làm rất tốt công việc này. Hiện các cộng động IC-ers trên Facebook cũng đang dần phát triển mạnh mẽ, bất cứ khi nào bạn gặp khó khăn có thể chia sẻ và được giải đáp tận tình. Bạn cũng có thể kết nối với mình qua email/form để được hỗ trợ giải đáp tại các mục IC Support.
Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể kết nối với các thành viên thuộc phòng ban có quan hệ mật thiết với TTNB như Marketing, Hành chính, Nhân sự hoặc thậm chí là các phòng ban khác. Một trong những “đặc quyền” của người TTNB là cơ hội kết nối với tất cả các phòng ban khác nhau trong công ty. Sau hơn 3 năm phụ trách TTNB và cả ở hiện tại, mỗi ngày đi làm với mình là một ngày vui khi được gặp gỡ và trò chuyện với tất cả mọi người trên văn phòng, trong thang máy, khu sinh hoạt chung. Là người làm TTNB, bạn hãy “dũng cảm” hơn những người khác trong việc kết nối với mọi người. Hãy chủ động nói lời chào, chủ động bắt đầu cuộc nói chuyện…
Về vấn đề “Khó sáng tạo khi chỉ có một mình làm TTNB”, sau đây là lời khuyên của mình tới bạn:
- Bạn hãy đọc bài viết về phương pháp Brainstorming mình đã chia sẻ tại Brainstorming hiệu quả với 4 nguyên tắc, 3 bước thực hiện và 4 lời khuyên. Phương pháp này dựa trên kiến thức và kinh nghiệm của mình trong quá trình lên ý tưởng triển khai hàng trăm hoạt động/sự kiện nội bộ với concept mới lạ.
- Kêu gọi tham gia Brainstorming từ các thành viên thuộc các phòng ban khác như Marketing – Truyền thông, Hành chính, Nhân sự,.. Một buổi họp kéo dài không quá 1 tiếng nhưng đem lại hiệu quả cho các hoạt động chung, không có lý do nào để họ từ chối tham gia cả.
- Bạn hoàn toàn có thể tự mình tiến hành Brainstorming: Trong giai đoạn tổng hợp ý tưởng, hãy tự do liệt kê tất cả idea bạn có hoặc tìm kiếm được trên Internet ra một tờ giấy, cùng nguyên tắc “không đánh giá, không chê bai” bất kỳ ý tưởng nào bạn đã viết xuống. Bản thân mình vẫn luôn thực hiện phương pháp này, khi cần có ý tưởng/giải pháp cho vấn đề nào đó, mình dành 30 phút viết tất cả những idea mình có trong đầu, tranh thủ research trên mạng (2 nguồn ý tưởng bất tận của mình là Pinterest và Youtube). Sau 30 phút này, mình mới bắt đầu đánh giá và chọn ra ý tưởng khả thi nhất.
- Duy trì thói quen ghi chép ý tưởng mỗi ngày: Ý tưởng có từ các trang tin, cuốn sách bạn đọc, trong group chuyên môn bạn tham gia, hay một tấm ảnh/clip bạn vô tình gặp khi lướt web. Hãy ghi chép, lưu trữ lại trong sổ tay, điện thoại. Mình có một folder trên máy tính lưu trũ rất nhiều những tấm ảnh, đường link mình thấy thú vị. Khi cần brainstorming, mình thường mở folder này ra. Có thể chúng không phải ý tưởng mình đang tìm kiếm, nhưng nhìn lại mình có thể “nảy” lên thứ gì đó hay ho khác.
Hy vọng phản hồi của mình giúp ích tới bạn!
2. Phải làm sao khi Công ty có hơn 1000 nhân viên nhưng chỉ có 1 người phụ trách Truyền thông nội bộ?
Câu hỏi từ độc giả:
“Hiện tại, em vào làm truyền thông nội bộ cho một Công ty với hơn 1.000 nhân viên. Công ty lại chưa có bộ phận này bao giờ và muốn xây dựng, phát triển nó từ bây giờ. Em đã làm kế hoạch chi tiết cho cả năm kết hợp danh sách các chương trình, hoạt động định kỳ của Công ty và đã được duyệt. Em đã triển khai Bản tin nội bộ cho Công ty và rất được khen ngợi nhưng hiện tại bộ phận này chỉ có một mình em làm tất cả. Em cảm thấy không thể làm được hết các công việc liên quan đến Truyền thông nội bộ khi chỉ có một mình.
Chị là người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Chị có thể tư vấn và cho em lời khuyên được không ạ?”
Phản hồi từ mình:
“Với trường hợp của em, chị thấy em đã làm rất tốt khi chủ động lên kế hoạch TTNB cho cả năm và xin sếp phê duyệt. Về vấn đề của em, chị đoán là trong bản Kế hoạch này còn thiếu 1 phần quan trọng, đó là Vai trò của các phòng ban trong kế hoạch này, cụ thể:
– Vai trò của Ban lãnh đạo: Đưa ra đề xuất, góp ý tổng thể kế hoạch
– Vai trò của Bộ phận Nhân sự: Đảm nhiệm các công việc liên quan đến Nhân sự như đưa ra các chính sách hỗ trợ TTNB, điều phối nhân sự
– Vài trò của Bộ phận Hành Chính: Đảm nhiệm các công việc liên quan đến Logistic, mua sắm, set up sự kiện
– Vai trò của Bộ phận phụ trách TTNB: Triển khai và điều phối tổng thể, trong đó em cần nêu rõ workload của bộ phận TTNB gồm cụ thể những hạng mục nào và head count nhân sự phụ trách. Chị lấy ví dụ:
+ Phụ trách về sự kiện: sự kiện nào trong năm: 1 nhân sự phụ trách
+ Phụ trách content: gồm các content newsletter, content trên group, video: 1 nhân sự phụ trách
+ Phụ trách thiết kế, quay dựng: 1 nhân sự phụ trách
…
Để từ đó em đưa ra đề xuất xây dựng 1 team TTNB dựa trên kế hoạch của mình. Bản đề xuát này em nên gửi quản lý trực tiếp của em để xin ý kiến trước, sau đó trình lên cấp trên đề xuất xây dựng team TTNB.
Vì hiện tại em đã triển khai một số hoạt động và có hiệu quả, em có thể làm báo cáo nhanh tình hình TTNB hiện tại đã cải thiện như thế nào và bổ sung các hạng mục Vai trò trên, sau đó là mục Đề xuất xây dựng đội ngũ. Sau đó em nên tổ chức 1 buổi họp với Sếp và các đầu mối của các phòng ban liên quan.
Chúc em sớm thành công”
Mình hy vọng những phản hồi từ mình cho các câu hỏi này có thể giúp ích tới các bạn. Bạn có thể để lại yêu cầu về chủ đề, các thắc mắc liên quan đến Truyền thông bạn mong muốn mình chia sẻ, giải đáp trên Blog tại LINK
Các thắc mắc tiếp theo sẽ được giải đáp tại IC Support #2 tại tháng 10 tới đây!
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog