Có phải bạn vẫn thường gặp những vấn đề này khi brainstorming (tìm kiếm ý tưởng, giải pháp mới): Tất cả mọi người cùng tham gia buổi họp brainstorm nhưng không ai có ý tưởng nào mới mẻ hay khả thi. Chán ghét những buổi họp brainstorm kéo dài, bạn chọn đại một ý tưởng mà chính bạn không thích, mất thời gian, công sức lập kế hoạch, thực hiện ý tưởng đó và kết quả không thành công. Sau đó bạn tự nhủ “Mình biết ngay sẽ thế này mà”.
Trong hơn 3 năm làm Truyền thông nội bộ, mình đã tổ chức hàng trăm sự kiện nội bộ với concept mới lạ, không trùng lặp, và hiện khi đã chuyển sang làm Truyền thông thương hiệu, việc tham gia các buổi họp brainstorm vẫn luôn khiến mình thích thú. Tại bài viết tuần này, mình sẽ chia sẻ với bạn 4 nguyên tắc và 3 bước brainstorm mà mình đã và đang áp dụng. Đặc biệt, cuối bài viết là 4 lời khuyên để việc brainstorm hiệu quả hơn. Hy vọng những thông tin từ bài viết sẽ giúp bạn không những hết e ngại mà còn “enjoy” những buổi họp “bão não” trong tương lai.
4 Nguyên tắc brainstorm
Đây là những nguyên tắc mình tự đúc rút từ kinh nghiệm làm việc và học hỏi thêm từ cuốn sách “Rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề trong 1 phút” của tác giả Katsumi Nishimura:
- Quy trình tìm kiếm ý tưởng: Làm rõ mục đích – Brainstorm (Đưa ra ý tưởng) – Tổng hợp tất cả các ý tưởng có được – Chọn lọc và tiến hành đánh giá
- Bất kỳ buổi họp nào luôn cần 1 người chủ trì: Với các buổi họp brainstorm, người chủ trì có vai trò làm rõ mục đích brainstorm, khuyến khích các thành viên đưa ra ý tưởng và tổng kế các đánh giá về ý tưởng để chọn lọc ra ý tưởng phù hợp nhất
- Không đánh giá, phê phán ý tưởng: Việc đưa ra ý tưởng là nhiệm vụ của não phải, và não phải thì không thích bị phê phán. Vì vậy khi đưa ra ý tưởng, tuyệt đối tránh việc đánh giá tiêu cực kiểu như: Thôi cái đấy không được đâu, không phù hợp đâu,.. Để não phải làm việc hiệu quả, hãy đưa ra lời khen ngợi kiểu như “Mình thấy cái đó hay đấy, và mình thấy việc kết nối ý tưởng này với…cũng hay này”
- Ý tưởng rất dễ “lây lan”: Khi bạn nhìn một danh sách các ý tưởng khác nhau, bạn sẽ dễ liên tưởng đến những ý tưởng khác. Vì vậy hãy ghi chép, tổng hợp ý tưởng tại nơi mà bạn và những người tham gia đều có thể theo dõi như bảng flip chart hay tổng hợp trên file excel để trình chiếu
3 Bước brainstorm – Tìm kiếm ý tưởng
Dựa vào 4 nguyên tắc trên, sau đây là 3 bước brainstorm mà mình tự xây dựng và áp dụng:
Bước 1: Làm rõ mục đích của buổi họp brainstorm
Khi gửi meeting invitation tới các thành viên tham gia buổi họp brainstorm, bạn cần nêu rõ mục đích của buổi họp này là gì. Càng chi tiết, cụ thể để người tham gia nắm đầy đủ thông tin càng tốt
Ví dụ: Mục đích của buổi họp brainstorm là đưa ra ý tưởng tổ chức sự kiện nội bộ trong tình hình tất cả nhân viên cùng WFH, bạn sẽ đưa ra mục đích của việc brainstorm như sau:
- Đối tượng hướng đến: Các nhân viên đang làm việc WFH
- Mục đích: Kết nối nhân viên và thúc đẩy tinh thần làm việc tại nhà
- Ngân sách: 20 triệu đồng
- Các hoạt động gắn kết teamwork online sáng tạo, hóm hỉnh
Nếu bạn không làm rõ mục đích của buổi họp brainstorm các thành viên tham gia sẽ không biết họ cần đưa ra những ý tưởng đáp ứng những tiêu chí nào, hay tệ hơn là họ dành thời gian, công sức để đưa ra những ý tưởng không phù hợp, không được dùng đến, khiến họ cảm thấy chán nản và không muốn tham gia các buổi họp brainstorm tiếp theo của bạn nữa.
Bước 2: Tiến hành Brainstorm đưa ra ý tưởng
Mình chia bước này thành 2 giai đoạn, trước và trong khi họp brainstorm:
Trước buổi họp brainstorm: Khi gửi thông tin mục đích của buổi họp, mình luôn kèm thêm thông tin mỗi người tham gia brainstorm cần mang đến buổi họp 1 số lượng nhất định ý tưởng. Điều này đảm bảo người tham gia đã dành thời gian tìm hiểu mục đích của buổi họp và chuẩn bị trước những ý tưởng đóng góp, tránh tình trạng có những người tham gia nhưng không tìm hiểu thông tin và ngồi im lặng suốt từ đầu đến cuối buổi họp này
Trong buổi họp brainstorm: Là người chủ trì, bạn hãy phổ biến lại một lần nữa mục đích của buổi họp, đồng thời đưa ra các quy tắc brainstorm để tất cả mọi người cùng nắm được
- Không đánh giá tiêu cực, phán xét bất kỳ ý tưởng nào: Tất cả ý tưởng dù điên rồ nhất cũng được chào đón
- Càng nhiều ý tưởng càng tốt
Sau đó, bạn tổng hợp tất cả ý tưởng đã được mọi người chuẩn bị từ trước trên bảng flip chart/màn chiếu để tất cả cùng theo dõi và đưa ra những liên tưởng. Trong buổi họp, nếu có bất kỳ ý tưởng nào mới được đưa ra, hãy khen ngợi họ. Nếu ai đó có ý định phê phán ý tưởng của người khác, hãy nhắc lại quy tắc “không phê phán bất kỳ ý tưởng dù đó là những ý tưởng điên rồ nhất”.
Một khi tất cả thành viên cùng thực hiện nguyên tắc này, cùng với việc tất cả mọi người đều có thể theo dõi ý tưởng trên bảng/màn chiếu, chắc chắn trong quá trình brainstorm, các bạn sẽ tiếp tục đưa ra các ý tưởng liên quan sáng tạo khác.
Bước 3: Chọn lọc và đánh giá ý tưởng
Sau khi đã thu thập đủ ý tưởng, lúc này bạn và các thành viên có thể tiến hành đánh giá, nhận xét để chọn ra những ý tưởng khả thi, phù hợp nhất. Với bộ ý tưởng được chọn lọc này, tất cả các thành viên trong buổi họp cùng chấm điểm để chọn ra ý tưởng hay nhất.
Tại bước đánh giá ý tưởng, cần có sự tham gia của tất cả thành viên đóng góp ý tưởng, để họ thấy được những ý tưởng của mình được tôn trọng dù đó là ý tưởng được lựa chọn hay không.
4 lời khuyên giúp bạn brainstorm hiệu quả hơn
- Buổi họp brainstorm chỉ nên kéo dài tối đa 1 tiếng. Nếu sau 1 tiếng tất cả thành viên không lựa chọn được ý tưởng nào khả thi nhất, hãy kết thúc và tổ chức buổi brainstorm khác tại một địa điểm khác.
- Bạn có thể rủ thêm 1 hoặc một vài thành viên mới tham gia bởi họ có thể đưa ra những góc nhìn mới mẻ. Và từ những góc nhìn mới mẻ này, các thành viên khác cũng có thể liên tưởng đến các ý tưởng mới mẻ khác.
- Tạo không khí lạc quan tại buổi họp brainstorm: Nếu không khí buổi họp brainstorm trùng xuống, là người chủ trì, bạn hãy tạo không khí lạc quan như khen ngợi những điểm hay ho của các ý tưởng hiện có, hay có thể đưa ra câu hỏi “Với ý tưởng sẵn có này, mọi người có những ý tưởng liên quan nào khác không?”.
- Các nguồn tìm kiếm ý tưởng: Bạn có thể tìm kiếm ý tưởng tại các trang tin, hội nhóm về lĩnh vực bạn quan tâm. Xem họ đang viết hay comment về chủ đề gì. Hay với từ khóa liên quan đến mục đích của buổi họp, bạn hãy “search” trên Internet. Youtube và Pinterest là 2 kho dữ liệu sáng tạo mà mình thường sử dụng để tìm kiếm ý tưởng. Tất cả thông tin này bạn hãy ghi chú vào sổ tay, có thể bạn không cần đến chúng lúc này nhưng khi cần, chúng lại trở nên vô cùng hữu ích.
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog