Chào mừng bạn đã đến với ngày học cuối cùng của Khóa học Tổ chức sự kiện!
Sau khi tổ chức gần 100 sự kiện lớn nhỏ, một kết luận mình tự đúc rút được đó là: Không có sự kiện nào hoàn hảo tuyệt đối. Luôn có vấn đề xảy ra. Điều quan trọng là bạn đoán trước các tình huống xấu và hạn chế khả năng xảy ra chúng.
Tại buổi học hôm nay, mình sẽ đưa ra những lưu ý quan trọng giúp bạn hạn chế mọi rủi ro khi tổ chức sự kiện:
1/ Gần ngày diễn ra sự kiện
- Rà soát và đánh giá lại tiến độ đầu mục công việc trong checklist đẻ bổ sung kịp thời các hạng mục còn thiếu
- Với sự kiện lớn, bạn cần trực tiếp đến nơi tổ chức để chạy tổng duyệt với sân khấu và hiệu ứng âm thanh, ánh sáng.
- Truyền thông lại thời gian, địa điểm và chỉ dẫn đến sự kiện trước 1 ngày diễn ra tới nhân viên
2/ Trong ngày diễn ra sự kiện
- Đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các chất liệu trình chiếu, phát thanh tại sự kiện.
- Bạn và các thành viên hỗ trợ cần có mặt sớm tại nơi tổ chức để đảm bảo mọi thứ sẵn sàng trước khi sự kiện chính thức bắt đầu.
- Rà soát lại vị trí nhân sự được phân công: Đón khách, lễ tân, phụ trách freelancer, phụ trách sân khấu,..
- Nhiệm vụ của bạn là quan sát tổng thể, đảm bảo chương trình chạy đúng timeline
3/ Cách xử lý các tình huống không nằm trong kịch bản
- Đầu tiên và quan trọng nhất: bình tĩnh, mọi chuyện đều có cách giải quyết.
- Nên nhớ nhiệm vụ của bạn là quan sát tổng thể, dù xảy ra tình huống nào cũng không được rời khỏi vị trí này. Việc bạn cần làm là liên hệ tới đầu mối đã được phân công, phổ biến cho họ cách xử lý. Sau đó, họ sẽ giải quyết vấn đề đó thay bạn. Ví dụ: Các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự hãy liên hệ đầu mối HR. Nếu vấn đề liên quan đến logistic hãy liên hệ đầu mối Admin.
4/ Bài học nhận được sau mỗi lần tổ chức sự kiện
Vấn đề xảy ra có thể khiến sự kiện không thành công như mong đợi của bạn. Tuy vậy, đừng dành quá nhiều thời gian chỉ để than trách hay đổ lỗi, hãy coi đó là bài học bạn nhận được để có thể làm tốt hơn tại các sự kiện sau. Hoàn hảo không phải là đích đến, điều quan trọng nhất là bạn luôn nỗ lực học hỏi và cải thiện mỗi ngày.
Vậy là Khóa học miễn phí 7 ngày Tổ chức sự kiện qua email đã kết thúc! Hy vọng rằng bạn cảm thấy Khóa học này hữu ích trong việc cải thiện kỹ năng Tổ chức sự kiện của mình. Sau này, khi xây dựng thêm nội dung liên quan đến Tổ chức sự kiện hay ý tưởng tổ chức sự kiện, mình sẽ chia sẻ tới các học viên của Khóa học! Hẹn gặp lại sớm thôi!
Be Better Everyday,
Lana Thủy Nguyễn