Cool Birthday Party: 1 sự kiện sinh nhật công ty và 3 bài học

Giữa tháng 5 vừa qua, mình đã tổ chức sự kiện Sinh nhật Cốc Cốc tròn 8 tuổi với chủ đề Cool Birthday Party. Có một sự thật là, do tình hình dịch bệnh, sự kiện thực tế mình triển khai thuộc kế hoạch B mà không phải kế hoạch chính thức. Trước đó, mình dự định tổ chức Company Beer Party khi đã hoàn thiện phần thu thập báo giá và xong xuôi tất cả ấn phẩm thiết kế. Mọi chuyện đều đúng tiến độ cho đến cuối tháng 4, tình hình dịch bệnh bắt đầu có những chuyển biến xấu buộc mình phải gấp rút lên kế hoạch B – chính là Cool Birthday Party. Điều thú vị ở chỗ, sau khi triển khai, mình đánh giá hiệu quả thực tế của kế hoạch B còn xuất sắc hơn cả kế hoạch A bởi một số lý do. Tại bài viết này, mình sẽ chia sẻ thông tin chi tiết về Cool Birthday Party cùng 3 bài học mình tự đúc rút, hy vọng sẽ giúp bạn đọc có thêm những ý tưởng mới áp dụng tại doanh nghiệp trong tình hình dịch bệnh hiện nay.

1. Cool Birthday Party – Sự kiện Sinh nhật Công ty mùa dịch

1.1. Tên sự kiện: Cốc Cốc Cool Birthday Party

1.2. Tổng chi phí: Không đến 45 triệu cho gần 400 thành viên tại cả 2 văn phòng HN và HCM.

1.3. Thông điệp chính: We are turning 8 – Let’s celebrate another cool year

1.4. Ý tưởng: Vì thông điệp thương hiệu của Cốc Cốc là “Chọn Cốc Cốc – Chọn Chất” nên mình luôn lồng ghép hình ảnh và từ khóa “Chất” – “Cool” tại tất cả sự kiện và hoạt động nội bộ. (Bạn có thể đọc thêm về Cốc Cốc Cool Kids). Tại sự kiện này, mình tiếp tục dùng từ khóa “Cool” nhưng với cách liên tưởng khác. Thay vì hiểu là “Chất – Ngầu”, ” Cool” còn là cảm giác “mát lạnh, sảng khoái”. Đó là lý do hình ảnh chủ đạo của sự kiện là lớp băng tuyết lạnh giá, kết hợp cùng gam màu xanh lam, nhìn thôi đã thấy “mát lạnh” rồi.

1.5. Các hoạt động chính: Các hoạt động mình triển khai cũng đi theo từ khóa “Cool” và yếu tố “mát lạnh”, cụ thể:

Trước sự kiện

• Cool Avatar: Thay ảnh đại diện với Avatar frame Cool Birthday.

Trong ngày diễn ra sự kiện

• 9:00: Tấm thiệp “Cool Thank you card” được đặt sẵn trên bàn làm việc.

• 10:00: Hoạt động thổi nến online với filter Cool Birthday.

• 11:00 – 11:05: Minigame Cool Quiz trên nền tảng Quizziz với 15 câu hỏi liên quan đến hành trình 8 năm của Cốc Cốc.

• 16:00 – 17:00: Cool Birthday Party Challenge là thử thách tự tổ chức Birthday Party theo team/phòng ban với chi phí hỗ trợ 100,000 VNĐ/ng cùng tiêu chí “Cool & Safe”. Theo đó các bữa tiệc tự tổ chức cần có ít nhất 01 đồ ăn/đồ uống lạnh và đảm bảo an toàn phòng dịch. Để khuyến khích sự sáng tạo, mình bổ sung thêm các giải thưởng cho Top party ấn tượng và được nhiều người yêu thích.

1.6. Hiệu quả thực tế:

100% thành viên tại Cốc Cốc tham gia tất cả các hoạt động chung. Trong đó Cốc Cốc Cool Quiz thu hút gần 130 thành viên tham gia dù chỉ kéo dài 5 phút. Đặc biệt, Cool Birthday Challenge là hoạt động để lại nhiều dấu ấn nhất. Đây không chỉ là dịp để tất cả các thành viên tại các phòng ban gắn kết với nhau mà còn là cơ hội mọi người thỏa sức sáng tạo với những bữa tiệc ấn tượng, độc đáo. Chỉ trong 1 tiếng, hàng loạt các bức ảnh check in được đăng tải liên tục trên Group Facebook nội bộ. Không khí tiệc sinh nhật không kém phần thú vị so với những buổi tiệc oflfline khi tất cả các phòng ban cùng hát vang bài hát Happy Birthday, phòng này nghe phòng kia hát mà thấy xốn xang. Phải nói rằng Cool Birthday Party là sự kiện đem lại nhiều cảm xúc vô cùng đăc biệt.

Bạn có thể theo dõi hình ảnh thực tế của sự kiện này tại LINK

2.3 Bài học mình tự đúc rút sau sự kiện này

2.1. Bài học số 1: Đôi khi, thay vì tổ chức những hoạt động cụ thể, hãy đưa ra gợi ý và để người tham gia thỏa sức sáng tạo

Điều mình bất ngờ tại Cool Birthday Party đó là các bữa tiệc các team/phòng ban tự tổ chức cực kỳ độc đáo, thú vị. Rất nhiều bức ảnh mọi người đăng lên khiến mình phải “Wow, tại sao họ lại nghĩ ra được nhỉ. Hay quá!”. Nếu mọi người không có cơ hội thể hiện sự sáng tạo tại Cool Party Challenge, chắc chắn sự kiện này đã không thể thành công như vậy.

2.2. Bài học số 2 – Luôn có kế hoạch B

Vào cuối tháng 3, mình chính thức bắt tay vào việc chuẩn bị cho sự kiện này. Do lúc đó tình hình dịch bệnh đã được kiểm soát khi không có thêm ca nhiễm trong cộng đồng nên mình quyết định chỉ lên kế hoạch cho Company Beer Party mà không có thêm kế hoạch dự trù nào. Cho đến cuối tháng 4 khi dịch bùng phát trở lại, mình buộc phải gấp rút lên kế hoạch tổ chức phù hợp hơn. May mắn là nhờ có sẵn một số idea từ trước, mình chỉ mất 1 ngày để hoàn thiện kế hoạch cho Cool Birthday Party. Vì thế sau sự kiện này, một bài học mình tự rút ra đó là: Phải luôn có kế hoạch B – phương án tổ chức khi dịch bùng phát cho tất cả các hoạt động/sự kiện nội bộ.

2.3. Bài học số 3 – Duy trì thói quen ghi chép, sưu tầm ý tưởng

Những ý tưởng về Cool Birthday Party không phải tự nhiên mình nghĩ ra. Đây là kết quả của thói quen mình tổng hợp, lưu trữ các ý tưởng khác nhau từ trước tới nay. Cụ thể:

• Ý tưởng chơi chữ “Cool” – “Mát lạnh”: Khoảng tháng 5/2020, khi lướt Linkedin, mình vô tình đọc được 1 post (của một Công ty mình không nhớ tên) về hoạt động tặng kem cho nhân viên sau mùa WFH dài với thông điệp “Make our company cool again”. Lúc này mình đã tự nhủ “Wow, hay quá, phải lưu lại mới được” và “save” vào folder “Ideas” trên bookmark cùng các link pinterest khác. Và Tada, mình đã áp dụng vào thông điệp “Let’s celebrate another cool year” cùng những hình ảnh “mát lạnh” tại sự kiện lần này.

• Về tấm thiệp có gắn phong kẹo Cool Air: Đợt Men’s Day 2019, khi lướt Pinterest về các ý tưởng quà tặng độc đáo, mình thấy ảnh về một tấm thiệp đính phong kẹo Extra rất thú vị nên quyết định “save” vào folder “Ideas” trên bookmark dù không biết bao giờ sẽ dùng đến. Và sau 2 năm, mình đã có thể áp dụng ý tưởng này với tấm thiệp “Cool air” khiến bao Cốc Cốc – ers thích thú.

• Về filter Facebook/Instagram Cool Birthday: Mình lấy ý tưởng từ bài chia sẻ của bạn Quỳnh Anh từ Appota trên group ICC về cách tạo effect filter bằng Spark AR tại link, sau đó nhờ bạn multimedia bên mình làm tương tự theo hướng dẫn chi tiết tại link.

Tương tự như vậy, khi vô tình nhìn thấy điều gì thú vị, mình thường ghi chép hoặc lưu lại vào các “kho lưu trữ sáng tạo” trên bookmark hoặc sổ tay. Những “Kho lưu trữ” này không chỉ giúp mình có được những ý tưởng mới mẻ mà còn “cứu mình một bàn thua trông thấy” như tại Cool Birthday Party. Vì vậy, nhất định mình sẽ tiếp duy trì thói quen hữu ích này!

Be Better Everyday!

Lana Thủy Nguyễn

* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững

** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog