Để thông tin về sự kiện được cập nhật và thu hút đông đảo nhân viên tham gia, bạn cần lên một kế hoạch truyền thông với những chiến lược cụ thể. Sau đây là công thức lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện/chương trình nội bộ mà mình áp dụng trong hơn 3 năm qua:
1/ Tìm ra các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả
Có rất nhiều kênh truyền thông nội bộ khác nhau cho nhân viên, bao gồm online (như email, trang tin, group nội bộ) và offline (như bảng tin, loa phát thanh, poster). Để tìm ra đâu là kênh truyền thông và chất liệu truyền thông hiệu quả nhất, bạn cần dành thời gian quan sát hoặc sử dụng bảng hỏi/khảo sát để đánh giá. Việc cần làm sau đó là chỉ nên tập trung truyền thông trên các kênh này và phát triển các chất liệu truyền thông tối ưu nhất tại các kênh đó. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và cả chi phí không cần thiết khác (như in ấn, thi công,..)
Ví dụ: Sau khi tiến hành khảo sát, mình đánh giá được 2 kênh truyền thông nội bộ hiệu quả nhất là Email (Newsletter) và Group Facebook (các album ảnh, clip). Vì vậy, mình tập trung đẩy tin trên 2 kênh này, dành thời gian tối ưu nội dung, hình thức của Newsletter và bổ sung các chất liệu ảnh/clip trên Group Facebook.
2/ Truyền thông 4 giai đoạn
2 lỗi truyền thông hường gặp bao gồm: truyền thông không đầy đủ thông tin hoặc truyền thông quá nhiều thông tin cùng lúc. Để khắc phục điều này, mình sử dụng chiến lược truyền thông 4 giai đoạn. Tại mỗi giai đoạn, mình chỉ tập trung đẩy một hoặc một nhóm thông tin nhất định. Cách truyền thông này đảm bảo thông tin được đưa ra đầy đủ, đồng thời tránh trường hợp người tiếp nhận bị “ngợp” bởi thông tin.
Giai đoạn 1 – Gây tò mò:
Đưa những thông tin gây tò mò liên quan đến sự kiện/hoạt động tổ chức, với mục đích thu hút sự quan tâm ban đầu. Đó có thể là một câu hỏi, gợi ý liên quan hay hình ảnh hậu trường của trailer clip kèm theo mốc thời gian bạn đẩy thông tin chính thức. Ví dụ, trước khi chính thức truyền thông cho sự kiện Year-end Party 2020, mình đăng lại những hình ảnh tập luyện văn nghệ nội bộ năm 2019 trên Facebook Group cùng câu hỏi “Đoán xem sự kiện gì sắp được công bố vào …giờ, ngày…”. Bài post này thu hút lượng tương tác đông đảo từ nhân viên và mọi người đều đón chờ đến thời điểm chính thức công bố sự kiện sắp diễn ra.
Việc truyền thông bằng cách gây tò mò và báo trước thời điểm ra mắt/thông báo chính thức cũng được các ca sĩ/nhà làm phim sử dụng. Đó chính là các teaser cho MV hay trailer clip cho các bộ phim sắp ra mắt.
Giai đoạn 2: Chính thức đẩy thông tin
Thời điểm bạn đẩy thông tin chính thức cần đúng với mốc thời gian đã thông báo tại bài viết gây tò mò trước đó. Lúc này, bạn cần đưa ra đầy đủ các thông tin quan trọng bao gồm mục đích, ý nghĩa của sự kiện/hoạt động được tổ chức, thời gian, địa điểm, các hoạt động chính và thời gian diễn ra. Cách thức trình bày súc tích, dễ theo dõi.
Giai đoạn 3: Đẩy dần dần các thông tin liên quan
Đây là giai đoạn bạn chỉ đẩy một hoặc một nhóm thông tin nhất định trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: Mình có 3 tuần để truyền thông cho sự kiện Year-end Party. Sau khi thông báo chính thức, trong tuần đầu tiên, mình chỉ tập trung truyền thông về quá trình tập luyện văn nghệ, hạng mục giải thưởng, tiêu chí chấm điểm cho phần văn nghệ này. Trong tuần thứ 2, mình chỉ tập trung truyền thông về các hoạt động tại chương trình như: yêu cầu dresscode , tiêu chí vinh danh cá nhân xuất sắc, thể lệ bốc thăm may mắn,vv. Trong tuần cuối cùng, mình chỉ tập trung đưa tin về thời gian, địa điểm diễn ra, chỉ dẫn tới sự kiện, timeline chương trình và một số lưu ý khi check-in.
Giai đoạn 4: Đẩy thông tin, hình ảnh/clip tổng kết
Sau khi kết thúc sự kiện/hoạt động nội bộ, bạn cần đẩy các thông tin tổng kết sự kiện/hoạt động đó. Đó có thể là album, clip highlight hay kết quả thể hiện qua các con số. Đừng nên để sự kiện/hoạt động kết thúc mà phải đến hàng tuần dài sau đó bạn mới đẩy tin bài, ảnh/clip tổng kết. Cá nhân mình luôn cố gắng đẩy các thông tin này không quá 3 ngày sau khi sự kiện/hoạt động kết thúc nhằm giữ được tính cập nhật và “nóng hổi” của thông tin.
Trên đây là “công thức” mình đã và đang áp dụng khi cần lên một kế hoạch truyền thông cho sự kiện hoặc hoạt động nội bộ. Tuy vậy, một truyền thông đạt hiệu quả còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố liên quan đến nội dung, thông điệp, tư liệu truyền thông phù hợp với đối tượng bạn tiếp cận, với Truyền thông nội bộ, chính là nhân viên trong công ty, doanh nghiệp. Trong thời gian tới, mình sẽ dành thời gian chia sẻ nhiều hơn những những điều này trên Blog.
Hẹn gặp lại!
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog