Tại bài viết lần này, mình sẽ chia sẻ chi tiết về Cốc Cốc Cool Kids – sự kiện mình triển khai nhân dịp 01/06/2020 tại Cốc Cốc. Ngoài cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện, giúp bạn đọc có thêm gợi ý về quà tặng cho bé, mình sẽ chia sẻ thêm về câu chuyện hậu trường, những bài học về quản lý công việc, cách giải quyết vấn đề mà mình tự đúc rút được thông qua sự kiện này.
I/ Thông tin chung về sự kiện
- Tên sự kiện: Cốc Cốc Cool Kids
- Các hoạt động chính:
- “Cool Kids T-shirt”: Tặng áo phông Cốc Cốc Cool Kids cá tính với 4 màu sắc khác nhau cho các bé
- Mini-event online “Cool Kids – Cool Poses”: Bố mẹ chụp ảnh các bé tạo dáng cực “cool” với áo phông Cool Kids, đăng tải trên trang cá nhân để tham gia. Các giải thưởng bao gồm: Voucher buffet Gogi cho cả nhà, thẻ quà tặng Vinmart, Tiniworld,…
- Hình ảnh chủ đạo của sự kiện: Hình ảnh những em bé cool ngầu, háo hức khám phá thế giới
1/ Lý do mình quyết định tặng áo phông nhân dịp 01/06
Nhân viên Cốc Cốc ngay từ khi bắt đầu làm việc đều được tặng 01 áo phông đen với logo của Công ty. Khoảng 4 năm về trước, Cốc Cốc từng tặng áo phông size mini cho các bé (không nhân dịp nào cả) và nhận được phản hồi tích cực từ bố mẹ. Tuy nhiên các áo tặng lần đó vẫn giữ nguyên thiết kế và màu sắc (đen) – vốn là một thiết kế khá khô cứng, cùng với việc sau nhiều năm, những áo được tặng này hầu hết đã chật với các cháu nhỏ. Vì vậy, giữa các phương án triển khai được đưa ra, mình chọn tặng áo phông cho bé bởi đây vừa là món quà độc đáo, cách thức tổ chức phù hợp với tình hình dịch bệnh thời điểm đó. Để khác biệt với áo phông đã tặng trước đây, mình đặt thiết kế riêng logo Cốc Cốc theo phiên bản đáng yêu để phù hợp với các cháu nhỏ, đồng thời bổ sung 4 màu sắc: Trắng – Hồng – Xanh – Đen để bố mẹ và các bé có thể tự do lựa chọn.
2/ Hiệu quả thực tế
Chỉ trong 8 ngày kể từ lúc chốt kế hoạch, liên hệ nhà cung cấp, truyền thông và tặng quà, gần 220 chiếc áo Cốc Cốc Cool Kids đã được phát tặng. Rất nhiều bố mẹ đăng ký mua thêm áo cho bé và cho bố mẹ để cả nhà có đồng phục gia đình. Cho đến ngày hôm nay, khi vô tình lướt new feed, mình vẫn nhận ra cả bé và bố mẹ vẫn diện những áo phông Cool Kids đáng yêu, quen thuộc.
II/ Câu chuyện hậu trường
Nếu đánh giá khách quan, Cool Kids là một sự kiện thành công với thông điệp truyền thông độc đáo, các thức triển khai phù hợp trong mùa dịch, và quan trọng nhất bố mẹ và các em nhỏ đều rất thích thú với quà tặng áo phông. Tuy vậy với mình, Cool Kids là một trong những case study mình luôn tự nhắc nhở bản thân về cách quản lý công việc và xử lý vấn đề. Như đã chia sẻ phía trên, mình chỉ có 8 ngày từ lúc chốt ý tưởng cho đến khi thiết kế, ký hợp đồng với bên in áo, truyền thông và tặng quà. Trong đó, ngoại trừ khâu tặng quà với sự hỗ trợ của Admin, tất cả đầu việc còn lại đều do một mình mình tham lam “ôm cả”. “Ôm việc hết vào mình” và “Muốn làm nhiều thứ” là những lý do to đùng cho sự cố hậu trường ngày 01/06 mà mình sẽ chia sẻ chi tiết hơn dưới đây:
1/ Sai lầm 01: “Ôm hết việc vào mình“
Thay vì phối hợp làm việc cùng HR và Admin, mình đã quyết định tự thực hiện tất cả các công đoạn chuẩn bị bởi suy nghĩ “ngờ ngệch”: “Do thời gian gấp rút lắm rồi, thay vì mất thời gian thảo luận và bàn giao với các team khác, mình tự quyết định và triển khai sẽ tiết kiệm thời gian hơn”. Sau đó, mình nhanh chóng rơi vào tình trạng quá tải khi vừa liên hệ với bên in áo, kiểm tra chất lượng vải, ký hợp đồng, thiết kế và truyền thông. Dù đã lên checklist rõ ràng, nhưng trong thời gian ngắn, rất khó để kiểm soát tổng thể một cách sát sao. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến sự cố làm việc với bên in áo tại sai lầm 02 dưới đây.
2/ Sai lầm 02: “Muốn làm quá nhiều thứ“
Tiến hành in 4 màu áo cho các bé cứ ngỡ là điều đơn giản. Nhưng thực tế là có đến 9 size áo cho em bé, chưa kể các bé lớn có thể mặc thêm các size S – M – L. Tính thêm số áo bố mẹ đăng ký bổ sung, tổng size áo lên đến 15 loại, vậy là có đến 60 loại áo khác nhau về size và màu sắc. Vì muốn bố mẹ và các bé có nhiều lựa chọn, mình vẫn cứng đầu triển khai. Tính toán một hồi, việc phân loại, bỏ gần 220 áo và thiệp vào túi quà cần ít nhất nửa ngày. Do đó, mình đã hẹn bên in ấn giao đủ số áo này vào 9h sáng 01/06 để kịp gửi quà cho bố mẹ vào buổi chiều. Thực tế là, mãi đến 3h chiều, bên in áo mới bắt đầu gửi nhỏ giọt từng lô đến công ty. Rút cục đến 7h tối, gần 40 số áo vẫn không kịp giao phải đợi đến sáng hôm sau đồng nghĩa với gần 40 cháu bé không kịp nhận áo đúng ngày 01/06. Còn mình và team Admin đều mệt rã sau cả chiều vừa phân loại, gọi điện với bên in áo, vừa trực tiếp tặng quà tới bố mẹ trước khi mọi người trở về nhà.
3/ Mình đã giải quyết sự cố như thế nào
Cho đến 2h30 chiều 01/06, khi bên in áo gọi điện báo lại họ sẽ giao áo thành nhiều đợt thay vì giao đủ trong một lần, mình mới thực sự tin rằng bản thân sắp phải đối diện với một “khủng hoảng truyền thông nội bộ” phía trước. Còn nhớ như in lúc đó, khi đứng giữa tầng 16 Văn phòng Cốc Cốc HN – nơi được tận dụng làm địa điểm phân loại áo, gần 10 chị Maid từ team Admin – đều đổ dồn nhìn mình lo lắng. Còn mình, trong tích tắc tự nhủ phải giữ bình tĩnh, nói rành rọt từng câu từng chữ qua điện thoại “Em yêu cầu bên anh gửi đầy đủ áo trước 4h chiều nay! Bằng mọi giá!”
Cùng lúc đó, thay vì đợi phân loại đủ áo rồi mới phát tặng bố mẹ như dự kiến, mình quyết định tặng quà theo đợt – tức phân loại được túi quà nào, đích thân mình sẽ mang tới trao cho bố mẹ. Song song với gọi điện hối thúc bên in, nhờ hỗ trợ nhận các đợt giao áo và phân loại quà, mình chạy liên tục từ tầng 11 đến 16 tòa nhà 185 Giảng Võ, tay xách những túi quà đến từng phòng làm việc để giao tới bố mẹ cùng lời xin lỗi “Chúng em rất xin lỗi vì chưa thể trao cùng lúc quà cho bé tới bố mẹ. Nhưng bố mẹ yên tâm, chúng em sẽ cố gắng hết sức để kịp tặng quà cho các bé trong hôm nay!”. Nghe vậy, đa số bố mẹ đều xuề xòa nói “Ừ ừ, không sao đâu em”.
Nhưng mình đã không giữ được lời hứa đó. Bên in áo báo lại phải đến 9h sáng hôm sau họ mới có thể hoàn thiện đợt áo cuối cùng. Buồn và trống rỗng là tất cả những gì mình có thể cảm nhận được lúc đó. 7h tối, mình gửi lời xin lỗi công khai trên Group nội bộ kèm hình ảnh về những túi quà bỏ trống. Thay vì thán trách, bố mẹ lại tỏ ra vô cùng thông cảm và dành nhiều lời cảm ơn tới IC Team.
Sáng hôm sau, sau khi cùng team Admin hoàn thiện phân loại số áo còn lại, mình tiếp tục trao quà tận tay tới bố mẹ kèm lời xin lỗi. Vì đã biết thông tin qua bài đăng hôm trước, bố mẹ đều thông cảm cho lý do khách quan này. Với bên in ấn, mình thẳng thắn trao đổi và thống nhất phạt họ 10% giá trị hợp đồng do không thực hiện đúng thời hạn giao hàng như đã cam kết.
Sau tất cả, điều an ủi lớn nhất là cả bố mẹ và các bé đều thích thú với món quà Cool Kids. Khi tiến hành khảo sát cuối năm, Cool Kids cũng lọt top những sự kiện được mọi người yêu thích tại Cốc Cốc. Tổng thể, hơn 98% người tham gia khảo sát đều hài lòng hoặc rất hài lòng với các hoạt động Truyền thông nội bộ trong năm 2020, bao gồm cả sự kiện 1/6 này.
III/ Bài học kinh nghiệm
Sau đây là 5 bài học mình tự rút ra sau sự cố lần này:
1/ Cần có sự chuẩn bị từ sớm. Nếu không có nhiều thời gian chuẩn bị, hãy đơn giản hóa mọi thứ nhất có thể: Tại sự kiện 01/06 tới đây, mình tiếp tục chỉ có hơn 10 ngày chuẩn bị. Lý do là khối lượng công việc mình đảm nhiệm đang quá tải khi cùng lúc phụ trách cả Truyền thông thương hiệu lẫn Truyền thông nội bộ. Bởi vậy, mình quyết định lựa chọn phương án triển khai đơn giản, phù hợp trong tình hình dịch bệnh. Đó là phương án kết nối với các bên hỗ trợ tặng e-voucher qua số điện thoại và email (họ thường tặng kèm miễn phí gói thiết kế giao diện nhận quà với hình ảnh và thông điệp doanh nghiệp mong muốn) như Got It, Ur Box. Các e-voucher này có thể áp dụng tại nhiều trang thương mại điện tử, siêu thị và cửa hàng đồ chơi cho trẻ em trên toàn quốc. Ngoài ra, các bên này cũng hỗ trợ tặng quà vật lý (đồ chơi cho bé) tới tận tay người nhận. Chi tiết hơn, các bạn có thể tìm hiểu trên Internet về các nhà cung cấp này.
2/ Phải nắm rõ khối lượng công việc trước khi quyết định triển khai thực thế. Hãy cân nhắc có thực hiện hay không nếu khối lượng công việc quá lớn, trong khi bạn chỉ có một khoảng thời gian giới hạn. Ý tưởng tốt phải là một ý tưởng khả thi trước đã.
3/ Không chạy sự kiện 1 mình: Hãy phân công công việc tới các thành viên hỗ trợ. Tại Cool Kids, nếu san sẻ công việc cho các bên liên quan bao gồm HR, Admin thay vì một mình triển khai, hẳn mình đã có nhiều thời gian hơn để theo sát bên in ấn, tránh trường hợp họ vi phạm cam kết nêu trên.
4/ Nếu sai hãy nói lời xin lỗi thật chân thành: Dù sự cố xảy ra khiến bố mẹ nhận quà cho bé muộn hơn so với dự kiến, nhưng bằng lời xin lỗi kịp thời, chân thành, sự kiện vẫn được bố mẹ đón nhận khi hiểu thêm về tâm sức của IC Team Đồng thời, thay vì buồn bã, thất vọng, hãy cố gắng tìm cách khắc phục sự cố bằng tất cả khả năng của mình.
5/ Cuối cùng, hãy bình tĩnh. Mọi chuyện đều có cách giải quyết: Sự cố trên là cơ hội để mình nhận ra điểm mạnh của bản thân: đó là khả năng giữ bình tĩnh trước khó khăn. Nếu không giữ bình tĩnh tại thời điểm đó, mình sẽ không thể nghĩ ra phương án trao quà lần lượt, liên tục động viên team Admin cùng cố gắng phân loại, và gửi lời xin lỗi kịp thời tới bố mẹ về sự cố đã xảy ra. Dù mọi chuyện có tệ như thế nào, hãy hít một hơi thật sâu, và tự nhủ “Mọi chuyện đều có cách giải quyết” bạn nhé!
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog