Một ngày đẹp trời ngay trước kỳ nghỉ lễ cuối năm tháng 12/2021, CEO của Better – một công ty cung cấp dịch vụ cho vay và thế chấp tại Mỹ bất ngờ tuyên bố sa thải 900 nhân viên qua ứng dụng họp trực tuyến Zoom mà không hề báo trước. “Nếu anh chị nhận được cuộc gọi này, anh chị thuộc nhóm 9% nhân viên không may mắn bị cho thôi việc. Quyết định này sẽ có hiệu lực ngay lập tức.” Tuyên bố của ông CEO này nhận vô số gạch đá, khiến ông ta sau đó phải đăng đàn xin lỗi vì hành động “không đúng mực” của mình.
Từ đầu năm 2023 đến nay, dưới tác động của sự suy thoái kinh tế và sự thay đổi cung cầu của thị trường lao động sau Covid-19, nhiều công ty trên thế giới, kể cả các “ông lớn” như Google, Zoom, Amazon,.. đưa ra thông báo cắt giảm hàng loạt nhân sự. Cùng với đó, nhiều công ty tại Việt Nam, đặc biệt là các công ty công nghệ cũng buộc phải đi đến quyết định khó khăn này. Đi kèm với đó là những thử thách cho người làm truyền thông, đặc biệt là truyền thông nội bộ khi cần triển khai chiến lược truyền thông về chính sách nhạy cảm này tới nhân sự một cách khéo léo.
Tại bài viết này, mình sẽ chia sẻ chiến lược 5 bước truyền thông cho chính sách cắt giảm nhân sự dựa trên bài viết “5 Best Practices for Communicating Layoffs to Employees the Right Way” của Jennifer Hirsch, chuyên gia Truyền thông đã tư vấn hàng trăm công ty thuộc Fortune 500. Dù bạn đang phụ trách Nhân sự, TTNB hay Truyền thông doanh nghiệp, mình tin rằng bài viết này sẽ hữu ích tới với bạn.
Bước 1: Lên danh sách tất cả các bên có liên quan
Thông báo về việc cắt giảm nhân sự không chỉ đơn thuần thông báo cho những người bị cắt giảm, mà còn cần thông báo cho những người ở lại cùng với các bên liên quan bao gồm cả nội bộ (nhóm lãnh đạo cấp cao, cấp trung,…) và bên ngoài tổ chức (báo chí, nhà đầu tư,..). Sau khi lên danh sách tất cả các bên liên quan, bạn cần quyết định xem ai sẽ là người trực tiếp thông báo cho từng bên này và cần thông báo như thế nào.
Bước 2: Chuẩn bị thông điệp và các ấn phẩm truyền thông
Như đã nêu trên, việc truyền thông về chính sách cắt giảm này cần được triển khai tới nhiều bên liên quan, vì vậy việc chuẩn bị thông điệp nhất quán và các ấn phẩm truyền thông đi kèm là vô cùng cần thiết. Về thông điệp, cần nêu rõ sự thay đổi sắp diễn ra, lý do dẫn đến sự thay đổi này và điều gì sẽ xảy ra mà nhân viên cần nhắm được. Để đảm bảo tính nhất quán, thông điệp trước khi chính thức truyền thông cần được thống nhất giữa các bên phụ trách triển khai. Các ấn phẩm truyền thông đi kèm có thể là email từ CEOs và các cấp quản lý, thông cáo báo chí, bản trình chiếu PPT, các câu hỏi và trả lời FAQs dành cho nội bộ và cánh nhà báo (nếu có). Bạn có thể tạo một folder chung, nơi tất cả những người phụ trách chính đều có thể truy cập và đưa ý kiến trước khi quyết định thông điệp và các ấn phẩm cuối cùng.
Bước 3: Đảm bảo ban lãnh đạo và đội ngũ quản lý nắm vững tinh thần “đồng cảm và tôn trọng nhân viên”.
Cắt giảm nhân sự là điều không ai mong muốn, đặc biệt với những người trong danh sách cắt giảm. Để những người rời đi được cảm thấy an ủi và tôn trọng, người thông báo chính sách này tới họ – ban lãnh đạo và quản lý trực tiếp, cần biết cách thể hiện sự đồng cảm, tôn trọng. Bạn có thể trang bị cho họ cách trao đổi nhẹ nhàng, đặt mình vào vị trí của người khác. Có như vậy người rời đi sẽ cảm thấy mình được tôn trọng còn người ở lại sẽ có niềm tin vào lãnh đạo vào tổ chức của bạn.
Bước 4: Truyền thông theo chiến lược “lựa cơm, gắp mắm”
Việc thông báo cắt giảm không nên được được thực hiện cùng một lúc tới hàng loạt các bên liên quan, mà cần “lựa cơm gắp mắm”, thông báo từng bên, từng đối tượng sao cho “đúng cách”, “đúng thời điểm” và “đúng thứ tự”.
- Ưu tiên thông báo cho những người chịu ảnh hưởng nhất trong chính sách cắt giảm này, đó chính là những nhân sự bị cắt giảm. Đừng thông báo việc này qua email, hãy thông báo với họ thông qua buổi họp 1-1 giữa họ và quản lý trực tiếp.
- Ngay sau khi hoàn tất thông báo này, triển khai một buổi họp toàn công ty, tại đó trực tiếp các lãnh đạo cao nhất của công ty đưa ra thông báo này tới tất cả nhân sự còn lại. Trong buổi họp này cần có phần hỏi đáp mở để giải đáp mọi thắc mắc của nhân sự về chính sách này.
Bước 5: Củng cố niềm tin cho những người ở lại
Biến cố này ảnh hưởng không nhỏ đến tâm lý của những người ở lại. Lúc này, hai câu hỏi lớn nhất với họ là: “Liệu có thêm đợt cắt giảm khác trong tương lai?” & “Mình có lý do gì để tiếp tục ở lại?”. Bởi vậy, mục tiêu lớn nhất lúc này là cần củng cố niềm tin vào công ty cho những người ở lại, giúp họ tháo gỡ hai thắc mắc này. Cụ thể, hãy tập trung truyền thông tầm nhìn của công ty trong tương lai, những lý do tại sao họ nên tiếp tục gắn bó với công ty và tin tưởng vào tổ chức. Trong giai đoạn này, việc duy trì thông tin nội bộ được thông suốt và hai chiều vô cùng quan trọng. Vì vậy, cần nhanh chóng thiết lập các kênh tiếp nhận ý kiến, phản hồi của nhân viên (bản khảo sát, online leader talk, hòm thư HR/IC,…) và nhanh chóng giải quyết các thắc mắc của họ. Với những phản hồi này, cần phổ biến chúng tới đội ngũ lãnh đạo và quản lý một cách thường xuyên thông qua các buổi họp định kỳ để kịp thời triển khai các chiến dịch truyền thông phù hợp trong các giai đoạn kế tiếp.
Đưa ra thông báo cắt giảm nhân sự không bao giờ là điều dễ dàng. Tuy vậy, trong bối cảnh khó khăn như hiện tại, rất khó để chắc chắn rằng công ty bạn sẽ không bao giờ phải gặp trường hợp đó. Mình hy vọng rằng từ những chia sẻ của bài viết, nếu buộc phải thực hiện thông báo cắt giảm nhân sự, bạn sẽ thực hiện chúng một cách khéo léo với tinh thần đồng cảm và tôn trọng để nội bộ nhân sự và tương lai của công ty đều bình an sau cơn bão này.
Nguồn tham khảo:
https://www.yourthoughtpartner.com/blog/communicating-layoffs-to-employees
https://vietnamnet.vn/ceo-better-xin-loi-sau-khi-duoi-viec-900-nhan-vien-qua-zoom-799610.html
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog