Cách lên kế hoạch Truyền thông nội bộ cho cả năm

Làm thế nào để có thể lên Kế hoạch Truyền thông nội bộ (TTNB) cho cả năm phù hợp với mục tiêu và tình hình hiện tại của doanh nghiệp? Bài viết này là những chia sẻ chi tiết các bước mình đã thực hiện để lên một kết hoạch TTNB cho cả năm, hy vọng sẽ giúp các bạn IC Newbie có thêm những ý tưởng mới áp dụng vào công việc thực tế của mình.

Trong suốt 3 năm làm Truyền thông nội bộ (TTNB), cứ khoảng tháng 2 hàng năm, khi đã xong xuôi và tổng kết sự kiện Year-end Party, mình thường dành 1 tuần để đẩy khảo sát các hoạt động/sự kiện TTNB trong cả năm trước đó, sau đó dành thêm 1 – 2 tuần để tổng hợp làm báo cáo và lên kế hoạch TTNB cho cả năm tiếp theo.

1. Khảo sát và Tổng hợp báo cáo TTNB

Việc tổng hợp và báo cáo hiệu quả TTNB đã triển khai trong năm không chỉ là căn cứ giúp bạn lên kế hoạch TTNB cho năm tiếp theo mà còn là tư liệu quan trọng để cấp trên ghi nhận những đóng góp và năng lực của bạn. Làm TTNB, bạn sẽ là người phụ trách nhiều hạng mục công việc cùng lúc: từ lên kế hoạch truyền thông, chạy sự kiện đến xây dựng kịch bản, dựng clip, viết nội dung, vv. Ấy vậy, nếu không thể hiện rõ từng hạng mục cụ thể kèm số lượng và hiệu quả thực tế, người khác sẽ không thể đánh giá đúng năng lực của bạn, khiến họ dễ hiểu nhầm, coi nhẹ công việc của người làm TTNB. Đừng chỉ âm thầm làm việc và hy vọng mọi người sẽ ghi nhận năng lực của mình. Hãy thể hiện rõ ràng với hiệu quả thực tế và các con số.

1.1 Nội dung khảo sát TTNB trong cả năm mình gửi tới nhân viên bao gồm:

• Mức độ hài lòng về hoạt động Truyền thông nội bộ (thông tin nội bộ được cập nhật đầy đủ, thông suốt)
• Mức độ hài lòng về các sự kiện nội bộ
• Lựa chọn các sự kiện/hoạt động nội bộ yêu thích
• Lựa chọn các kênh tiếp nhận thông tin nội bộ hiệu quả
• Các góp ý/nguyện vọng khác từ nhân viên

1.2 Bản Báo cáo TTNB trong cả năm mình tổng hợp gồm 3 phần:

• Phần 1: Tổng hợp các hoạt động/sự kiện TTNB trong năm: Mô tả ngắn kèm ảnh cùng hiệu quả thực tế
  • Sự kiện theo dịp (Mình gọi là Big Events như Year-end Party, 08/03, Tết Thiếu Nhi)
  • Sự kiện mang dấu ấn riêng của Công ty (Mình gọi là Key Events. Ví dụ, tại Cốc Cốc có Snack Challenge, Manager Outing, Birthday Party Outing)
  • Các chiến dịch Truyền thông nội bộ được triển khai trong năm (Được thực hiện theo yêu cầu từ Ban lãnh đạo hoặc phát sinh khác. (Ví dụ: Chiến dịch Phòng dịch an toàn, Ủng hộ đồng bào lũ lụt tại miền Trung)
  • Các ấn phẩm truyền thông nội bộ định kỳ (như Newsletter, tập san, chuỗi video, bài viết về các phòng ban)
• Phần 2: Tổng hợp kết quả từ Khảo sát TTNB: Tại đây, mình tổng hợp lại số liệu thu được từ bảng khảo sát để đưa ra:
  • Mức độ hài lòng về hoạt động truyền thông nội bộ
  • Top 5 hoạt động nội bộ được yêu thích nhất
  • Top 3 kênh truyền thông nội bộ hiệu quả nhất
  • Top 5 góp ý/nguyện vọng của nhân viên
• Phần 3: Đánh giá và đề xuất: Tại phần này, mình đưa ra ý kiến đánh giá các điểm mạnh và điểm cần cải thiện của hoạt động TTNB. Sau đó đưa ra đề xuất các hướng triển khai hoạt động TTNB trong năm tiếp theo

Bản thân mình rất “enjoy” việc tổng hợp khảo sát và làm báo cáo. Những góp ý tại bản khảo sát giúp mình nhận ra thiếu sót để cải thiện; những lời khen ngợi, động viên trở thành động lực giúp mình thêm cố gắng. Bên cạnh đó, việc tổng hợp lại tất cả các hoạt động TTNB là cơ hội để mình nhìn lại những gì bản thân đã làm được trong 1 năm qua, nhận ra những vun vén chút một của mình đã tạo nên những thay đổi tích cực như thế nào để rồi lại thêm yêu công việc TTNB của mình hơn bao giờ hết.

2. Các bước lên kế hoạch TTNB cho cả năm

Kế hoạch cho cả năm của mình thường gồm 3 phần: Căn cứ & mục tiêu TTNB của năm, Kế hoạch triển khai chi tiết và KPI – Chi phí

Phần 1: Căn cứ lên kế hoạch & mục tiêu TTNB của năm

1. Căn cứ từ báo cáo năm
2. Căn cứ từ hình ảnh, thông điệp gắn liền với thương hiệu
3. Các yêu cầu từ Ban Lãnh Đạo (BLĐ)

Từ những căn cứ này mình đưa ra mục tiêu TTNB cho cả năm đó

Ví dụ: Từ những căn cứ – dữ liệu đầu vào bao gồm:

• Báo cáo TTNB cho thấy các hoạt động/sự kiện có chủ đề sáng tạo được mọi người yêu thích hơn cả
• Tại báo cáo TTNB, số đông nhân viên góp ý cần có thêm các hoạt động gắn kết giữa các phòng ban khác nhau
• Hình ảnh thương hiệu là “Nhà thám hiểm” (The Explorer), thông điệp “Chọn Cốc Cốc – Chọn Chất”
• BLĐ mong muốn truyền tải các giá trị cốt lõi (Core Values) thông qua các hoạt động TTNB

Mình lên mục tiêu TTNB cho cả năm 2020 như sau:

• Duy trì các chủ đề sáng tạo tại các hoạt động, sự kiện nội bộ
• Bổ sung thêm các hoạt động/sự kiện tăng tính tương tác giữa các phòng ban khác nhau
• Đưa các hình ảnh “nhà thám hiểm/người khám phá” và từ khóa “Chất – Cool” tại các hoạt động, sự kiện nội bộ
• Lồng ghép các Core Values tại các hoạt động/sự kiện nội bộ

Có mục tiêu cần đạt được trong tay, mình biết rõ các cần phải làm gì trong cả năm sắp tới

Phần 2: Lên Kế hoạch triển khai

Tại phần này, các hoạt động, sự kiện nội bộ trong năm được đề xuất triển khai nhằm mục đích đạt được các mục tiêu đã đề tại Phần 1 thường bao gồm:

• Key Events: Các sự kiện mang dấu ấn riêng của Công ty
• Big Events: Các sự kiện chắc chắn phải làm trong năm bao gồm: 08/03, Tết thiếu nhi, Trung thu, 20/10,…
• Các nội dung/ấn phẩm truyền thông nội bộ dự kiến triển khai
• Timeline triển khai theo tháng

Ví dụ: Kế hoạch triển khai TTNB trong năm 2020 mình làm tại Cốc Cốc như sau

• Key Events đạt mục tiêu tăng tương tác giữa nhân viên với nhân viên như Birthday Party Outing (những người có sinh nhật trong quý cùng đi ăn, xem phim, chơi bowling, vv với nhau), Snack Challenge (Thử thách văn phòng tại các team/phòng ban), tăng tương tác giữa các thành viên manager/leader với các hoạt động Teambuilding Manager Outing. Đưa hình ảnh “nhà thám hiểm” và các Core Values tại Cốc Cốc Journey – 7 Years and More, vv
• Big Events đươc triển khai với các chủ đề sáng tạo nhưng vẫn gắn liền với hình ảnh riêng của Cốc Cốc là “Nhà thám hiểm” và và từ khóa “Cool – Chất” như: Concept Cướp Biển tại Men’s Day, Concept Hawai/Bohemian tại Women’s Day, Cool Kids tại 1/6, vv
• Bên cạnh ấn phẩm Newsletter định kỳ qua email, bổ sung thêm tuyến bài Meet The Team về các team/phòng ban để mọi người cùng hiểu rõ công việc của nhau.
• Bổ sung thêm series Office Fun Clip trên kênh FB Group

Phần 3: KPI & Budget

Tại đây, tùy vào các hoạt động triển khai thực tế mà bạn lên KPI và Budget phù hợp

Mình thường đặt ra các KPI chính gồm:

• Số lượng hoạt động/sự kiện nội bộ triển khai
• Số lượng người tham gia trung bình tại các sự kiện online/offline
• Số lượng Newsletter, clip trên các kênh
• Điểm đánh giá mức độ hài lòng về các hoạt động, sự kiện TTNB

Phần Budget mình phân chia chi tiết theo từng mục triển khai trên 1 file google sheet

Sau khi đã thực hiện xong bản báo cáo và kế hoạch TTNB cho cả năm, mình thường gửi email và hẹn lịch họp với các sếp để trình bày báo cáo, xin phê duyệt kế hoạch và chi phí tổng cho cả năm. Sau khi kế hoạch được thông qua, việc mình cần làm chỉ là follow theo timeline của kế hoạch này, biết rõ mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu hiệu quả nhất!

P/S: Do trình bày bản Báo cáo và Kế hoạch trên PowerPoint (PPT) nên bạn cần có kỹ năng tư duy và thiết kế trên PPT thật tốt. Nếu chưa tự tin với khả năng lên kế hoạch trên PPT, mình khuyên bạn hãy học 1 khóa chuyên sâu về PPT (Khóa mình đã học là từ 9Slide, các bạn có thể tham khảo nhé!).

Nếu bạn chưa bao giờ lên Kế hoạch TTNB cho cả năm, không sao cả. Từ nay cho đến hết năm còn khoảng 6 tháng, hãy thử áp dụng các bước mình chia sẻ phía trên và lên Kế hoạch TTNB cho 6 tháng này. Mình tin rằng trong 6 tháng tới, từ việc lên kế hoạch cho đến triển khai thực tế, bạn sẽ tự rút ra nhiều bài học thú vị cho bản thân để từ đó chính bạn có thể lên những kế hoạch hiệu quả hơn nữa trong tương lai. Enjoy! 😉

Be Better Everyday!

Lana Thủy Nguyễn

* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững

** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog