Bạn đang đau đầu với idea tổ chức sự kiện cho các ngày 08/03, 20/10, Xmas, sinh nhật công ty, YEP hay cho sự kiện thường kì? Nhân sự công ty bạn trẻ trung và yêu thích ca hát nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu? Bạn muốn tổ chức một sự kiện vừa đơn giản lại ý nghĩa, đáng nhớ? Vậy hãy tham khảo ngay Acoustic Night – một trong những event khá thành công trong hành trình IC của mình nhé!
Với concept Acoustic Night, sự kiện mình đã triển khai có tên gọi Xmas Music Night và như tên gọi, được tổ chức vào dịp Xmas 2020 tại Cốc Cốc với 100% tiết mục từ singers, guitarist, pianist, cajon “của nhà trồng được”. Mô típ event có thể triển khai trong nhiều dịp như 08/03, 20/10, Xmas, sinh nhật công ty, YEP hay đơn giản là event kết nối nội bộ định kỳ và phù hợp với môi trường trẻ, yêu thích ca hát. Sau đây là các thông tin chi tiết về sự kiện và hướng triển khai mà các bạn có thể áp dụng:
Tên sự kiện: Cốc Cốc Xmas Music Night
Event theme: Acoustic music, cozy and chilling
Xuất phát từ mong muốn tổ chức 1 event nhẹ nhàng, đáng nhớ, tạo không gian để staff cùng ngồi gần lại và chia sẻ niềm yêu thích âm nhạc với nhau, mình nghĩ ngay đến không gian phòng trà nhỏ xinh, với ánh đèn ấm áp, đồ uống ngon bên cạnh những người bạn thân thiết và cùng đung đưa theo điệu nhạc nhẹ nhàng. Và boom, Acoustic Night thỏa mãn hết những điều đó!
Quy mô: 30 – 120 người (hoặc có thể hơn tùy vào không gian, nhưng không nên quá 200 ng tránh loãng)
Thời lượng: 1h30p (chưa tính 30 phút check in)
Chi phí và thời gian chuẩn bị: Mình sẽ để phía cuối bài viết nhé
1/ Ý tưởng về sự kiện:
Mỗi event khi làm mình đều muốn nâng cao trải nghiệm của audience cao nhất. Với Music Night mình muốn đề cao tinh thần ấm cúng, thoải mái (cosy and chill) và tinh thần này được audience cảm nhận trên cả 4 giác quan:
- Về thị giác: lung linh ánh đèn/nến.
- Về khứu giác: Mùi thơm chocolate (vì mình làm dịp giáng sinh vào mùa lạnh, mùa hè các bạn có vào vị bạc hà)
- Về vị giác: Chocolate nóng, bánh ngọt (vào dịp khác có thể là cocktail,..)
- Về thính giác: Quan trọng và là linh hồn của event – chính là acoustic music
2/ Các hoạt động chính tại sự kiện
- Các tiết mục trình diễn nội bộ. Trường hợp bạn không có talent đệm đàn/trống, có thể thuê band và book họ 1 buổi tổng duyệt trước diễn.
- Với người tham gia: Check in nhận quà + phần ăn nhẹ. Tại Xmas Night, 50 người check-in sớm nhất nhận 01 bờm tuần lộc, tất cả mọi người nhận phần ăn nhẹ gồm chocolate nóng/nước trái cây và dĩa bánh ngọt
- Với người trình diễn: Nhận 01 phần quà từ BTC
- Với tất cả mọi người: Checkin bỏ phiếu bốc thăm may mắn để nhận quà cuối chương trình.
3/ Set up chuẩn bị sự kiện
- Trang trí: Đèn neon, led, nến điện tử, đèn nháy treo full tường, đèn nháy chạy pin…. mua tại shopee. Để tạo không khí phòng trà/acoustic bar mình order sân khấu led uốn như ảnh dưới tại Hebo light.
- Thuê dàn âm thanh, ánh sáng sân khấu kèm 1 mixer
- Teabreak gồm nước trái cây, sukem, chocolate nóng
4/ Triển khai sự kiện
4.1/ Trước sự kiện
Đầu tiên và quan trọng nhất là thu thập các tiết mục trình diễn nội bộ. Tại Cốc Cốc có rất nhiều talent tài năng, nhưng để khai thác được cần mất thời gian dò la, research nội bộ, sau đó kêu gọi và thậm chí cổ vũ tham gia. Bởi thực tế bên cạnh những talent nhiệt tình, là những talent được khích lệ, động viên để tự tin trình diễn trên sân khấu.
Xây dựng kịch bản, thứ tự trình diễn: Cần có danh sách các tiết mục, và bạn cần xây dựng 1 câu chuyện (storytelling) để Music Night có ý nghĩa và khán giả hiểu được flow của sự kiện. Với sự kiện mình đã tổ chức, mình xây dựng kịch bản có tên gọi Love Story gồm 3 hồi với tổng 12 bài hát, mỗi hồi là một giai đoạn của tình yêu gồm nhiều bài khác nhau. Trước khi vào bài hát cần có giới thiệu liên quan. Việc xây dựng câu chuyện cũng sẽ khiến bạn có thể sắp xếp các bài hát một cách logic hơn.
Tiến hành tập duyệt: Các talent tại Cốc Cốc rất tài năng, họ có thể đệm đàn và ca hát chuyên nghiệp, nhưng dù vậy vẫn cần những buổi duyệt và chính bạn phải trực tiếp tham gia tất cả các buổi này. Chúng mình đã có ít nhất 5 buổi duyệt sau giờ làm. Đừng quên chuẩn bị đồ uống/đồ ăn nhẹ cho các talent bạn nhé!
4.2/ Trong sự kiện
- Trang trí set up sự kiện
- Check in, bỏ phiếu bốc thăm, ăn nhẹ và ổn định vị trí, chụp ảnh với sân khấu
- Chương trình bắt đầu, thêm khoảng nghỉ cho talent với phần giao lưu văn nghệ từ khán giả (15 phút)
- Kết thúc bằng bốc thăm may mắn và chụp ảnh
Tổng thời gian mình dành cho chuẩn bị sự kiện (song song với các task IC khác) là 2,5 tuần. Tổng chi phí cho event mình làm cho 120 người ~ 16 triệu VNĐ. Với chi phí không lớn bạn hoàn toàn có thể tổ chức một event thật ý nghĩa và đáng nhớ cho nhân viên ngay tại văn phòng mình. Hãy thử áp dụng và cho mình biết hiệu quả thực tế event bạn tổ chức tại comment nhé!
Be Better Everyday!
Lana Thủy Nguyễn
* Bài viết này hữu ích với bạn? Hãy cân nhắc ủng hộ cho blog để blog có thể duy trì phi lợi nhuận, không quảng cáo và phát triển bền vững
** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản quyền – Cộng tác trước khi sao chép hay trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog